Corporate verslag
Woord van de voorzitter
Een jaar van continuïteit omdat wij de sedert 2012 ingeslagen koers hebben verdergezet: een koers gericht op doeltreffendheid, efficiëntie en een betere dienstverlening. Drie doelstellingen die samen de hoeksteen vormen van onze voortdurende professionalisering.
Het gaat ook om het einde van een cyclus. Onze strategie is immers vanaf 1 januari 2016 niet meer gebaseerd op een managementplan, maar wel op een eerste bestuursovereenkomst die de verbintenissen bevat die wij met de regering voor de komende drie jaar onderschrijven.
In dit jaarverslag over 2015 zetten wij de voornaamste bijdragen van onze verschillende algemene administraties op een rijtje:
- Fiscaliteit, die instaat voor een rechtvaardige, tijdige en juiste heffing van de verschillende belastingen, heeft zich in het bijzonder geconcentreerd op de reorganisatie van haar diensten volgens een duidelijke doelgroepgerichte benadering en op de samenwerking met haar partners, meer bepaald de nieuwe automatische uitwisselingen van inlichtingen met het buitenland.
- Inning en Invordering, die erop toeziet dat iedere belastingplichtige betaalt wat hij moet betalen en dat op een rechtvaardig en correcte manier, beschikt nu over polyvalente kantoren en infocentra om burgers te ontvangen. Ook werd werk gemaakt van een externe toepassing die de papieren gegevensstroom met de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie en de bijzondere vakantiefondsen vervangt.
- De Bijzondere Belastinginspectie, die grootschalige, gestructureerde en georganiseerde fiscale fraude onderzoekt, voorkomt en bestraft, heeft nieuwe middelen gekregen waardoor zij op verschillende vlakken (personeel, processen, samenwerkingen …) belangrijke initiatieven heeft kunnen nemen in de strijd tegen de fiscale fraude.
- De Thesaurie, die de financiering van de overheid en het beheer van de uitstaande schuld waarborgt evenals de opvolging van economische en financiële vragen, heeft vooral gewerkt aan de voorbereiding van de overdracht van de Centrale Dienst der Vaste Uitgaven (CDVU) van de FOD Financiën naar de FOD P&O. Daarnaast zette zij ook een aantal kernprojecten verder waaronder de voorbereiding van de overdracht van de, binnenkort afgeschafte, effecten aan toonder aan de Deposito- en Consignatiekas.
- Patrimoniumdocumentatie, die door het bijhouden van de gegevens over het onroerend patrimonium de rechtszekerheid rond het juridisch verkeer van goederen waarborgt, zette in op de verbetering van de prestaties van haar interne toepassing STIPAD die alle documentatie over hypotheken, registratie en kadaster integreert. Ook de e-service MyRent Pro, die vastgoedmakelaars de mogelijkheid biedt huurovereenkomsten te laten registreren, werd ingevoerd.
- Douane en Accijnzen, die toezicht uitoefent op het internationale handelsverkeer en zo bijdraagt tot de ordening van de markt en de economische veiligheid, de bescherming van de volksgezondheid en het leefmilieu en de veiligheid van personen en goederen, nam aanzienlijke hoeveelheden drugs en namaak in beslag en stelde 100 miljoen euro aan ontdoken rechten vast. Dankzij een speciaal veiligheidsbudget kreeg de Douane de kans om haar scanners te laten nakijken en te verbeteren.
De stafdiensten van de FOD Financiën ondersteunen algemene administraties en ontwikkelen ook nieuwe initiatieven:
- De Stafdienst Beleidsexpertise en -ondersteuning boog zich over de bijzondere financieringswet en de tax shift.
- De Stafdienst Personeel en Organisatie werkte vooral rond het welzijn van de medewerkers en aan de ontwikkeling van tools voor een goed HR-beheer. Ook de website www.jobfin.be werd aantrekkelijker om gemakkelijker nieuwe talenten te kunnen aantrekken.
- De Stafdienst ICT zette nieuwe processen op om de dienstverlening voor interne en externe gebruikers van onze dienstverlening te verhogen en maakte werk van de uitvoering van de aanbevelingen van de ICT-audit.
- De Stafdienst Logistiek concentreerde zich vooral op de ondersteuning bij de verhuizingen die samenhangen met de reorganisatie en de centralisatie van vele diensten.
- De Stafdienst Begroting en Beheerscontrole volgde van nabij alle projecten op rond de besparingsplannen van 5 % op bepaalde uitgaven.
- De Diensten van de Voorzitter bereiden onze interne audit voor op de overgang naar de auditdienst van de federale overheid, sloegen met de communicatiedienst de weg in van de sociale media, ontwikkelden nieuwe strategische partnerschappen en werkten acties uit rond het maatschappelijk verantwoordelijkheidsplan van de FOD Financiën .
Ons departement is eveneens en hoofdzakelijk een organisatie van cijfers! Zoals ieder jaar vindt u deze cijferresultaten in tabelvorm terug in de rubriek Cijfers. Bovendien vindt u op de pagina’s van onze verschillende entiteiten een overzicht van hun kerncijfers.
Tenslotte stelt onze federale overheidsdienst ook talrijke wetteksten op. U vindt hiervan een overzicht terug in de rubriek Reglementering.
Hans D’Hondt
Voorzitter van het Directiecomité
FOD Financiën
Beheer
Highlights
Algemene Administratie van de Bijzondere Belastinginspectie
Initiatieven in de strijd tegen de fraude
Door nieuwe werkprocessen ging in 2015 bijzondere aandacht naar de toepassing van de constant evoluerende procedures en naar de doeltreffendheid van de onderzoeken. De focus werd vooral gericht op de kernopdrachten en de geïntegreerde aanpak tussen de inspectiediensten en de ondersteuningscellen ICT, douane en accijnzen, geschillen en invordering (die bestaan binnen elke gewestelijke directie van de Algemene Administratie van de Bijzondere Belastinginspectie [AABBI]). Zoals dat het geval is voor de organisator van een fraudesysteem vergt de strijd tegen de fraude een multidisciplinaire aanpak door meerdere specialisten in te zetten over de gehele duur van de onderzoeken.
De AABBI moet zich eveneens aanpassen aan en anticiperen op nieuwe fraudestromen. In 2015 plande men verschillende nieuwe initieatieven, rekening houdend met de budgettaire context en de hogere verwachtingen van de regering en de burgers :
- Enerzijds werden thematische en sectoriële acties maar ook fraudezaken toevertrouwd in het kader van actieplannen van de regering rond fraudebestrijding ontwikkeld (bv. de fictieve winstoververhevelingen naar het buitenland).
- Anderzijds werden ook initiatieven genomen (bv. aanwenden van protocols, effectieve toepassing van nieuwe reglementeringen) om de samenwerking van de AABBI met de onderscheiden actoren in de strijd tegen de fraude te optimaliseren, zowel op nationaal (FOD Economie, FOD Sociale Zekerheid, Justitie …) als op internationaal vlak (Benelux, EU, Eurofisc, Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling, Intra European Organisation of Tax Administration ...).
De AABBI heeft zich ingezet voor de fiscale transparantie, o.m. via de bankonder-zoeken, de publicatie van rulings, de uitgebreide uitwisseling van geautomati-seerde gegevens (volgens de internationale standdaardnormen). Concreet werden werkprocessen en nieuwe werkprocedures ingesteld binnen de AABBI om al deze nieuwe informatie te beheren.
Budgettaire investering
Voor de strijd tegen de fiscale fraude werden in 2015 bijkomende middelen ingezet. Meer bepaald heeft de Ministerraad van 3 april 2015, in het kader van de begrotingscontrole, beslist om bijkomende middelen ter beschikking te stellen om, specifiek voor de AABBI, bijna honderd medewerkers van niveau A (economisten, juristen en dataminers) aan te trekken (lees het interview). Ze werden aangeworven en zijn geleidelijk in dienst getreden in de loop van het laatste kwartaal 2015. Zo is het aantal medewerkers van de AABBI in 2015 met 15 % gestegen. De vorming en integratie van deze nieuwkomers in de teams is één van de prioriteiten om de strijd tegen de fiscale fraude te verbeteren en te intensifiëren.
De regering heeft ook bijkomende middelen uitgetrokken om informaticatoepassingen (e-audit en datawarehouse) en nieuwe opsporingstech-nieken via pro-actieve risicoanalyse inzake btw en inkomstenbelastingen (datamining en Belgian Internet Service Center of BISC) te ontwikkelen.
Binnen de AABBI verleent het BISC operationele steun aan de inspectiediensten van de AABBI bij de analyse van fraudetypologieën d.m.v. specifieke opsporingstechnieken op het internet en analyse van gegevens.
Het toenemend belang van de digitale economie en deeleconomie, de ermee verbonden risico’s van fiscale fraude en de ervaring van het BISC terzake tonen aan dat het rendement van de gedane investeringen groot is. Er werden tot nu toe al successen geboekt in de strijd tegen de fraude via deelplatformen alsook door verkopen via het internet.
Verhoging van het effectief door de aanwerving van 94 medewerkers
Projectcategorie: human resources.
Beschrijving en doel van het project: aanwerving van 94 nieuwe medewerkers (juristen, economisten en dataminers) ter versterking van de Algemene Administratie van de Bijzondere Belastinginspectie (AABBI). De komst van deze nieuwe medewerkers moet tijdens het eerste jaar van hun aanwerving een meeropbrengst helpen genereren van 100 miljoen euro. Deze nieuwe medewerkers werden verdeeld over de verschillende gewestelijke directies. Om de realiteit op het terrein en de meerwaarde van deze aanwerving beter weer te geven, focust de voorstelling van dit project op één directie: de Gewestelijke Directie Antwerpen die 20 nieuwe medewerkers ontving.
Vooruitgang van het project: 95 %. Op 31 december 2015 waren 14 van de 94 nieuwe medewerkers nog niet begonnen bij de FOD Financiën door een opzegtermijn bij hun vorige werkgever.
Interne en externe partners:
- intern: Stafdienst Personeel en Organisatie.
- extern: Selor voor de selectieprocedure.
Betrokken doelgroepen: Algemene Administratie van de Bijzondere Belastinginspectie en bij uitbreiding de belastingfraudeurs.
1 kerncijfer: 100 miljoen euro extra geschatte belastingopbrengsten.
Kunt de situatie voor en na het project beschrijven?
Jan Helsen: Voor het aanwervingsproject was de Gewestelijke Directie Antwerpen onderbemand. De werking van sommige diensten, waaronder de taxatieteams, kwam in het gedrang door een gebrek aan personeel. Rekening houdend met de hoge gemiddelde leeftijd van de medewerkers beschouwden we deze toestand als alarmerend. Er waren te weinig medewerkers beschikbaar om nieuwe projecten op te starten. We merkten daarbij op dat de medewerkers van Financiën niet geïnteresseerd zijn voor een overplaatsing naar de AABBI via interne mobiliteit. Misschien valt dat te verklaren doordat de AABBI minder standplaatsen heeft en de premie die we vroeger kregen er niet meer is of wordt belast en beperkt in de tijd (max 10 jaar). Er is nochtans weinig verloop. Dus is het misschien ook een geval van ‘onbekend is onbemind’. De aanwerving van de 20 nieuwe medewerkers via Selor, zal het ons alvast mogelijk maken om de werking van de Gewestelijke Directie Antwerpen te verzekeren. De nieuwe medewerkers komen niets te vroeg om een degelijke kennisoverdracht senior-junior mogelijk te maken.
Wat zijn de belangrijkste succesfactoren van het project?
Jan Helsen: De nieuwe medewerkers moeten goed worden opgevangen. Daarmee bedoelen we dat ze de nodige opleidingen moeten krijgen om hun technische kennis op te bouwen, zoals opleidingen rond onder andere internationale samenwerking, witwaspraktijken, btw-carrousels, vennootschapsbelasting en samenwerking met justitie. Het zijn juristen, economisten en dataminers. Sommige van de nieuwe medewerkers hebben al wat ervaring of kennis van fiscaliteit maar voor de meesten is het de eerste keer dat ze met fiscaliteit in aanraking komen. Naast opleidingen is het volgens mij noodzakelijk dat we onze nieuwe medewerkers de mogelijkheid geven om binnen de AABBI carrière te maken. Ze moeten zich ook goed voelen in hun job. We moeten er dus alles voor doen om ze zo vlug mogelijk te integreren in de groep. Zeker met jobhopping1 in het achterhoofd, de nieuwe tendens op de arbeidsmarkt.
Wat zijn de verwachte resultaten?
Jan Helsen: De bedoeling is dat de AABBI dankzij de nieuwe medewerkers een meeropbrengst realiseert. Men mag ervan uitgaan dat elke nieuwe medewerker na verloop van tijd een meervoud van zijn personeelskost zal opbrengen. De extra belastingopbrengst die ze moeten helpen realiseren tijdens het eerste jaar van hun aanwerving werd begroot op 100 miljoen euro, waarvan het merendeel moet komen van de spontane melding door de belastingplichtigen van niet tijdig aangegeven inkomsten. We moeten wel realistisch blijven en beseffen dat de nieuwe medewerkers niet onmiddellijk productief zijn, met uitzondering van diegenen die al de nodige kennis en ervaring hebben. Dat ze verspreid zijn aangeworven vanaf augustus tot eind 2015 en begin 2016 draagt daar ook toe bij. Toch is de AABBI erin geslaagd om een groot deel van de vooropgestelde opbrengsten binnen te halen. We kunnen stellen dat het ongeveer tussen de twee en drie jaar duurt vooraleer nieuwe medewerkers rendabel zijn en het niveau behalen van hun collega’s. Naast die spontane meldingen door belastingplichtigen moet de AABBI uiteraard fraude voorkomen en in de kiem smoren. Elk jaar worden door de AABBI nieuwe fraudesystemen ontdekt. De enige manier om die het hoofd te blijven bieden, is blijven investeren in de continue opleiding van medewerkers.
Wat is de impact voor de partners en de burgers?
Jan Helsen: De impact voor de partners (het openbaar ministerie, de sociale inspectie, de regionale belastingdiensten …) en burgers is een meer rechtvaardige inning van de belastingen. Fraudebestrijding resulteert niet alleen in hogere belastingopbrengsten. Het werkt ook ontradend bij het opzetten van frauduleuze constructies.
Wat zijn de voordelen voor de organisatie op lange termijn?
Jan Helsen: Op langere termijn zorgen we ervoor dat de werking van de AABBI, en daarmee verbonden de fraudebestrijding, verzekerd wordt. We mogen daarbij niet achterblijven op onze buurlanden. We hebben regelmatig contact met de fraudebestrijders van onze buurlanden en stellen vast dat we nog wat kunnen leren op vlak van gebruik van middelen en organisatie. Gelukkig is dit geen éénrichtingsverkeer. Zij leren ook van ons. Elke samenkomst mondt steevast uit in een win-win situatie. Fraudebestrijding staat bovendien hoog in het vaandel bij elke regering doordat de druk van internationale instanties (G8, G20, Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling, EU) steeds groter wordt om werk te maken van een degelijke fraudebestrijding. Ook de gegevensstroom die moet verwerkt worden wordt steeds omvangrijker. Denk maar aan de automatische uitwisseling van financiële en fiscale gegevens tussen de landen. Daarom is het belangrijk dat we het aantal medewerkers van de AABBI op peil houden.
1Job-hopping: de tendens om regelmatig van werkgever te veranderen.
Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen
Nieuwe scanners
Met een speciaal veiligheidsbudget dat haar in 2015 ter beschikking werd gesteld (interview lezen), lanceerde de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen (AAD&A) verschillende overheidsopdrachten die in 2016 zullen worden uitgevoerd:
- de verouderde vaste scanners in Antwerpen en Zeebrugge zullen een grondige upgrade ondergaan
- de luchthavens van Zaventem, Gosselies en Bierset zullen elk een extra bagagescanner krijgen
- een nieuwe mobiele scanner, type backscatter, zal opereren vanuit de luchthaven van Zaventem. Dit specifieke systeem, waarbij de straling wordt weerkaatst door het gescande voorwerp, laat toe om op korte tijd een groot aantal voorwerpen te scannen (bv. containers en laadruimtes van vliegtuigen).
Daarnaast zal op de nieuwe containerterminal ‘MPET’ in Antwerpen-Linkeroever nieuwe meetapparatuur op ioniserende straling worden geïnstalleerd in het kader van het Megaports Initiative (MPI). Dit is een Amerikaans initiatief waarbij wereldhavens worden voorzien van meetapparatuur voor inspecties op smokkel van radioactief of nucleair materiaal. In het verleden installeerde de AAD&A al dergelijke meetpoorten in Antwerpen, Zeebrugge, Meerhout en Willebroek. Op 31 december 2015, telden alle Belgische havens er samen 54.
Een succesvol jaar voor de opsporingsdiensten van de Douane
De Administratie Onderzoek & Opsporing (O&O) stelde in 2015 een recordbedrag van 134,8 miljoen euro aan ontdoken rechten vast (douane- en accijnsrechten, btw, etc.).
Daarenboven werden er in 2015 grote hoeveelheden drugs, sigaretten, namaak en wapens in beslag genomen. Deze domeinen zijn gekende financieringsbronnen voor criminele en terroristische organisaties.
Te land
Tijdens een gerichte actie nam Team O&O Bergen in nauwe samenwerking met de collega’s van de Administratie Toezicht Controle & Vaststellingen (TCV) (scanteam, hondenteam, mobiel team) 6,2 ton cannabishars in beslag. De cannabishars bevond zich in een lichte vrachtauto afkomstig uit Frankrijk.
Ter zee
Door een goed gebruik van inlichtingen en manifestscreening kon Team O&O Antwerpen in totaal 15,7 ton cocaïne tegenhouden in de Haven van Antwerpen aan de EU-buitengrens.
In samenwerking met de Franse collega’s onderschepten de Belgische douanediensten in juni, juli en augustus 2015 in totaal 1,6 ton cocaïne (respectievelijk 486 kg, 535 kg en 536 kg cocaïne) in de haven van Antwerpen. De drugs zaten in containers afkomstig uit Zuid-Amerika. De straatwaarde van de drugs werd geraamd op 62 miljoen euro.
In de lucht
Team O&O Zaventem onderschepte twee – voor luchtvracht – grote partijen cocaïne van telkens meer dan 50 kg op de luchthaven Zaventem. De drugs zaten onder andere verstopt in de dubbele wand van een bagagecontainer die aangekomen was met een lijnvlucht vanuit de Dominicaanse Republiek.
Team O&O Bierset toonde haar expertise in de nieuwe psychotrope stoffen. Dat zijn, synthetische drugs die een zeer hoge werking hebben in lage dosissen en profiteren van de anonieme handel via internet en verzending in (post)pakketten.
Naast drugs namen de Teams O&O Zaventem en Bierset in 2015 om en bij de 290.000 stuks namaakartikelen in beslag. Op Zaventem kon het team onder andere 134 kg namaakgeneesmiddelen tegenhouden. Kleding, juwelen, parfums, cosmetica en audio-en videoapparatuur blijven ook in 2015 de populairste illegaal ingevoerde namaakproducten.
Op de luchthaven van Oostende voerde Team O&O Brugge in samenwerking met het backscatterteam van TCV Antwerpen intensieve controles uit op vrachtvliegtuigen met bestemming Libië. Ze zochten daarbij naar wapens en springstoffen. Een verdachte zending werd tegengehouden. Het bleek ontmijningsmateriaal te zijn.
Strijd tegen de fiscale fraude
De onderzoeken in het kader van de strijd tegen de fiscale fraude leverden in 2015 recordresultaten op. De Teams O&O stelden samen zo’n 134,8 miljoen euro aan ontdoken rechten vast (douane- en accijnsrechten, btw, etc.). De sancties (boetes) zijn hier niet meegerekend. Deze kunnen oplopen tot 5 à 10 maal het bedrag van de ontdoken rechten.
Een aantal grote vaststellingen inzake accijnzen (bier, sigaretten en tabak) en douane (commerciële fraude, waaronder ‘verkeerde benaming van goederen’ en misbruik van de‘regeling 42’) zorgen voor een uitzonderlijk hoog jaarcijfer (t.o.v. 67.941.304 euro in 2014 en 79.383.691 euro in 2013).
Met 265,7 miljoen onderschepte smokkelsigaretten, 3,7 ton rooktabak en 4,7 ton waterpijptabak, blijven smokkelsigaretten uit China, al dan niet namaak, een zorgwekkend fenomeen. Ook binnenlands werden bij een recordvangst door Team O&O Bergen 70 miljoen illegale sigaretten in beslag genomen.
Daarnaast was alcoholfraude, waaronder misbruik van de accijnsschorsingsregeling, door in België gevestigde bedrijven gericht op de Britse markt goed voor 40 miljoen euro aan ontdoken rechten.
Anti-dumpingrechten op laagwaardige goederen die de concurrentie van EU-bedrijven bedreigen, met name in de sector van fotovoltaïsche zonnepannelen, vormden een belangrijk aandeel in de fraude met eigen middelen van de EU.
Beheer van de scanners
Projectcategorie: controle en veiligheid.
Beschrijving en doel van het project: dankzij een budget dat speciaal aan de douane is toegekend om de veiligheid op strategische plaatsen te versterken, heeft de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen (AAD&A) besloten te investeren in de upgrade van haar verouderde scanners en de aankoop van nieuwe scanners. Doel: een grotere doeltreffendheid van de controles zonder de goederenstroom te belemmeren.
Vooruitgang van het project: 50 %.De AAD&A heeft in 2015 de verschillende overheidsopdrachten gelanceerd, die worden uitgevoerd in 2016.
Interne en externe partners:
- interne partners: in het bijzonder de Stafdienst Logistiek, de Stafdienst Budget en Beheerscontrole en ICT.
- externe partners: OLAF (Europees Bureau voor Fraudebestrijding), andere rechtshandhavingsinstanties (federale politie…) en de economische operatoren.
Betrokken doelgroepen: de economische operatoren en de burgers.
1 kerncijfer: ongeveer 13 miljoen euro budget voor de douaneveiligheid.
Kunt u de situatie voor en na het project beschrijven?
Ann Elias: De bestaande vaste scanapparatuur is sterk verouderd en niet meer performant. Bovendien ontbreekt het de douane op bepaalde strategische plaatsen aan voldoende geschikte scanapparatuur.
In 2015 werden in het kader van het project ‘Scanners en Megaports’ verschillende overheidsopdrachten gelanceerd die zich in 2016 in uitvoeringsfase bevinden.
De eerste fase van het project heeft een grondige upgrade van de vaste scanners van de havens van Antwerpen en Zeebrugge als voorwerp, met de bedoeling om de komende 10 jaar over performante scanapparatuur te beschikken.
In een tweede fase van het project wordt bijkomende scanapparatuur aangekocht : de luchthavens van Zaventem, Gosselies en Bierset worden uitgerust met een nieuwe bagagescanner. Op de luchthaven van Zaventem komt eveneens een backscatter, een mobiel toestel waarmee een groot aantal voorwerpen in een korte tijd kunnen worden geïnspecteerd en voorzien van een tool om bagageruimten van vliegtuigen te scannen.
Ten slotte wordt ook geïnvesteerd in het Megaports Project, een Amerikaans initiatief ter bestrijding van het terrorisme en de gevaren van ioniserende straling voor de bevolking via de installatie van meetapparatuur in wereldhavens.
In 2016 zal de huidige controlecapaciteit (al aanwezig in Antwerpen, Zeebrugge, Meerhout en Willebroek) worden uitgebreid naar andere terminals en wordt eveneens het IT-materiaal (servers, workstations, software) vernieuwd.
Welke zijn de belangrijkste factoren die het project doen slagen?
Ann Elias: Het ter beschikking gesteld budget van ongeveer 13 miljoen euro is ongetwijfeld één van de belangrijkste factoren. Verder is een goede samenwerking met de stafdiensten, in het bijzonder Logistiek, Budget en Beheerscontrole en ICT voor de voorbereiding en uitvoering van een dergelijk project, cruciaal. Ook de samenwerking met de economische operatoren en de externe instanties, zoals het OLAF (Europees Bureau voor Fraudebestrijding) en de federale politie, is essentieel voor het slagen van het project.
Wat zijn de verwachte resultaten?
Ann Elias: Het project heeft een dubbele doelstelling:
- Het moet de douane in staat stellen om haar fiscale en niet fiscale taken optimaal te vervullen. Dat wil zeggen dat goederen gecontroleerd moeten worden om rechten en verschuldigde belastingen te kunnen innen en de veiligheid te waarborgen.
- Het moet doeltreffende controles uitvoeren waarbij een vlot goederenverkeer wordt gewaarborgd en de operationele kosten worden verlaagd ten voordele van de economische actoren.
Wat is naast de invloed op de partners, de invloed op de burgers?
Ann Elias: De veiligheid van de burgers wordt rechtstreeks door de kwaliteit van de douanecontroles beïnvloed. Het volstaat om de resultaten van de controles op nagemaakte goederen en drugs te bekijken. Vervolgens dragen de geïnde rechten en belastingen bij tot de goede werking van de Belgische economie (lees artikel en raadpleeg de rubriek Cijfers).
Wat zijn de voordelen voor de organisatie op lange termijn?
Ann Elias: De douane zal over meer doeltreffende controlemiddelen beschikken waardoor ze haar taken efficiënt zal kunnen uitvoeren en waardoor België dankzij een betere en vlotte goederenstroom concurrerend kan blijven in vergelijking met andere Europese landen.
Algemene Administratie van de Fiscaliteit
Start van de nieuwe structuur van AAFisc
De Algemene Administratie van de Fiscaliteit (AAFisc) is begonnen met de reorganisatie van haar diensten en haar taken om op 1 juli 2016 te komen tot een doelgroepgerichte organisatie (particulieren - kleine en middelgrote ondernemingen of KMO’s - grote ondernemingen). Die organisatie is ook gevormd volgens de sleutelactiviteiten: beheer, dienstverlening, controle, geschillen en opsporingen. De eerste twee fases van die reorganisatie hebben plaatsgevonden in 2015.
Op 1 januari 2015 werd het Nationaal Centrum Opsporingen (NCO) opgericht. Dat hergroepeert alle opsporings- en e-auditactiviteiten die uitgevoerd worden op vraag van de administraties en de diensten van de FOD Financiën en op vraag van externe organismen (instellingen waarmee een protocolakkoord werd afgesloten). Het NCO biedt dus ondersteuning door vaststellingen (opsporingsactiviteiten) en digitale onderzoeken (e-audit) te doen. Het doel daarvan is een correcte en rechtvaardige vestiging van belastingen, taksen en voorheffingen die verschuldigd zijn door particulieren, KMO’s en grote ondernemingen.
Op 1 juli 2015 heeft AAFisc de Administratie Grote Ondernemingen opgericht met:
- zeven ‘Centra Grote Ondernemingen (GO)’, die instaan voor de controle en de behandeling van de geschillen van grote ondernemingen
- één ‘Centrum GO Beheer en Gespecialiseerde Controles’ met drie afdelingen: Beheer, Gespecialiseerde Controles en Sectorcoördinatie. De Afdeling Gespecialiseerde Controles is bevoegd voor de controle in de specifieke domeinen tax shelter en verrekenprijzen. De Afdeling Sectorcoördinatie biedt de ondernemingen een uniek contactpunt voor al hun fiscale vragen (lees het interview). De Afdeling Beheer zal opgericht worden in 2016 en zal het beheer van de dossiers van grote ondernemingen opnemen, hetgeen momenteel nog door de bestaande diensten (controle vennootschapsbelasting …) verzekerd wordt.
Nieuwe automatische gegevensuitwisselingen met het buitenland
AAFisc zet haar inspanningen voort om ervoor te zorgen dat België zijn internationale engagementen op het vlak van gegevensuitwisseling (en meer specifiek de automatische) kan nakomen. De toepassingen Auto_DT en FATCA, die deze uitwisselingen mogelijk maken, werden in 2015 gelanceerd.
Dankzij Auto_DT vonden in juni 2015 de eerste gegevensuitwisselingen in het kader van artikel 8 van de Europese richtlijn 2011/16/EU met andere lidstaten van de EU plaats.
Met de FATCA-toepassing kan België de aangiften van financiële instellingen ontvangen en die financiële gegevens uitwisselen met de Verenigde Staten. Rekening houdend met de inwerkingtreding op 31 december 2015 van de wet tot regeling van de mededeling van inlichtingen betreffende financiële rekeningen zullen de eerste uitwisselingen plaats kunnen vinden in de loop van 2016.
Ten slotte is AAFisc op basis van het Europese standaardmodel ‘Model Instruction for cross-border rulings and unilateral advance pricing arrangements of the Code of Conduct Group’ gestart met een spontane uitwisseling met de andere lidstaten van grensoverschrijdende voorafgaande beslissingen en voorafgaande beslissingen over transfer pricing. Deze modelrichtlijn werd ontwikkeld door de Europese Unie om spontane uitwisseling van grensoverschrijdende voorafgaande beslissingen te stimuleren. Dit model is in lijn met de Europese gedragscode die de lidstaten verplicht om de fiscale maatregelen die schadelijke belastingconcurrentie vormen, af te schaffen.
Actieve samenwerking met de stakeholders
Eén van de doelstellingen van AAFisc bestaat erin de banden met de stakeholders aan te halen om zo de compliance te stimuleren. In 2015 heeft AAFisc dus, voor het derde jaar op rij, de trimestriële vergaderingen met de vertegenwoordigers van de drie belangrijkste beroepsgroeperingen van cijferberoepen verdergezet.
In dat kader is het overlegplatform ‘tax-cificatie’ effectief opgestart in 2015. De doelstelling is te streven naar een duurzame en wederzijdse vertrouwensrelatie tussen enerzijds de FOD Financiën en anderzijds de vertegenwoordigers van de economische beroepen en de ondernemingsorganisaties. Naast het coördineren van het project ‘tax-cificatie’ heeft AAFisc ook meegewerkt aan de drie werkgroepen opgericht in 2014: ‘Vertegenwoordiging van de belastingplichtige en het begrip “te goeder trouw”’, ‘De strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme’ en ‘De toepasbaarheid van de fiscale wetten’. In 2015 heeft elke werkgroep doelstellingen moeten bepalen. Die vormden de basis voor een globaal actieplan, opgestart in 2015 en opgevolgd door een stuurgroep met alle stakeholders (het kabinet van de minister van Financiën, de beroepsgroeperingen van de cijferberoepen en het Verbond van Belgische Ondernemingen).
Als voorzitter van de werkgroep ‘Vertegenwoordiging van de belastingplichtige en het begrip “te goeder trouw”’, heeft AAFisc subgroepen opgericht om de verschillende thema’s die de partners voorstelden te bespreken:
- de mandaten om de toegang van de cijferberoepen tot de e-services in naam van hun cliënten te verbeteren en te professionaliseren
- de nood van de cijferberoepen om (beter) geïnformeerd te worden over brieven en documenten verstuurd aan hun cliënten
- de cooperative compliance, gericht op enerzijds een nauwe samenwerking tussen de onderneming en de fiscale administratie en anderzijds de integratie van de resultaten van die samenwerking in het risicobeheer van AAFisc. In die context sluiten de onderneming en de fiscale administratie een akkoord dat een dialoog toelaat tussen de partijen en de ondernemingen veel sneller zekerheid verschaft. De werkgroep onderzoekt of het mogelijk is om in België een dergelijk programma in te voeren en onder welke voorwaarden.
Nieuwe verplichting tot elektronische indiening van de aangifte
Na de verplichting tot elektronische indiening van de aangifte in de vennootschapsbelasting in 2014, moesten vanaf 2015 ook een aantal andere aangiften elektronisch ingediend worden: de aangifte in de rechtspersonenbelasting en de aangifte in de belasting niet-inwoners-vennootschappen. Al die aangiften moeten worden ingediend via de toepassing Biztax. Deze aanpassing van de wet beantwoordt aan één van de doelstellingen van de FOD Financiën, met name te streven naar een maximale elektronische uitwisseling met de ondernemingen en burgers.
Aangepaste dienstverlening voor dove en slechthorende personen
Tijdens de aangifteperiode personenbelasting 2015 werd een pilootproject gestart om specifieke aandacht te schenken aan dove en slechthorende personen. Dankzij een nauwe samenwerking tussen AAFisc, de Fédération Francophone des Sourds de Belgique (FFSB) en de Federatie van Vlaamse Dovenorganisaties (FEVLADO), kwamen er in twaalf gebouwen van de FOD Financiën specifieke permanenties voor hulp bij het invullen van de PB-aangifte, met aanwezigheid van doventolken. Het doel is om het hele jaar door aangepaste permanenties voor dove en slechthorende personen te voorzien. Zo kan AAFisc beter antwoorden op al hun fiscale vragen, en niet alleen die over het invullen van de PB-aangifte.
Afdeling Sectorcoördinatie, een uniek contactpunt voor de grote ondernemingen
- Projectcategorieën: organisatie – dienstverlening.
- Beschrijving en doel van het project: op 1 juli 2015 werd de Afdeling Sectorcoördinatie opgericht. Die afdeling is gevestigd in Brussel en is één van de drie afdelingen van het Centrum Grote Ondernemingen (GO) Beheer & Gespecialiseerde Controles. De externe rol van de Afdeling Sectorcoördinatie bestaat erin om, door hun uniek contactpunt te zijn, grote ondernemingen en vzw’s een dienstverlening op maat aan te bieden. Het verwerven van een beter inzicht in en een betere kennis van de grote ondernemingen en de sectoren zal toelaten om in de toekomst de dienstverlening beter aan te passen aan de behoeften van die grote ondernemingen. De interne coördinatie zal bijdragen tot professionelere en efficiëntere controles. Voor alle vragen kunnen de grote ondernemingen en vzw’s terecht bij de Afdeling Sectorcoördinatie.
- Vooruitgang van het project: de dienst is opgericht. Het is een volledig nieuwe dienst met een takenpakket dat ook voor een belangrijk deel nieuw is. Het zal zonder twijfel enkele jaren duren vooraleer de resultaten in bepaalde domeinen (kennis van de ondernemingen, sectoren …) volledig zichtbaar worden.
- Eexterne partners: grote ondernemingen en hun vertegenwoordigers (Verbond van Belgische Ondernemingen, cijferberoepen …).
- Betrokken doelgroepen: grote ondernemingen en vzw’s.
- 2 kerncijfers: 18.000: aantal grote ondernemingen en vzw’s in België ; 195: aantal fiscale vragen beantwoord in de eerste zes maanden van het bestaan van de Afdeling Sectorcoördinatie (omdat de klassieke diensten nog tot 1 juli 2016 operationeel zijn, kunnen de belastingplichtigen ook bij deze kantoren nog terecht bij vragen).
Caroline Dupae: Vanaf 1 juli 2015 richt de organisatie zich tot één doelgroep. De belastingplichtigen moeten dan ook niet langer verschillende kantoren contacteren bij vragen over fiscale materies zoals vennootschapsbelasting en btw.
Zeven centra Grote Ondernemingen (GO) werden opgericht verspreid over het land en het Centrum GO Beheer & Gespecialiseerde Controles in Brussel. Zij doen de controle en geschillenbehandeling van ongeveer 18.000 grote ondernemingen.
De Afdeling Sectorcoördinatie, die deel uitmaakt van dit gespecialiseerde centrum, heeft zowel een interne als een externe opdracht.
De sectorcoördinatoren die er werken zijn het eerste aanspreekpunt van de grote ondernemingen of groepen van grote ondernemingen en informeren hen over hun rechten en plichten. Daarnaast beantwoorden zij al hun vragen, bezorgen hen kopieën van documenten of helpen hen om relevante informatie in te winnen. De sectorcoördinatoren volgen ook de evoluties binnen de sectoren en van de doelgroep op en verzamelen kennis en de nodige informatie over de fiscale controle van de grote ondernemingen.
Wat zijn de belangrijkste succesfactoren van het project?
Caroline Dupae: Het is niet langer de fiscale materie zoals btw of vennootschapsbelasting die bepaalt hoe de diensten georganiseerd zijn. Het is de onderneming of vereniging zélf die het uitgangspunt is. Om hun taken goed te kunnen vervullen, zullen de sectorcoördinatoren een diepgaande kennis van de ondernemingen, de groepen waarvan die ondernemingen deel uitmaken en de sectoren moeten verwerven.
Die kennis zal worden gedeeld met de zeven andere centra GO en met de andere betrokken diensten (bv. de Centrale dienst Tax Audit & Compliance Management en de andere centrale diensten). Dit, samen met hun deelname als experts aan projectgroepen, zal ook bijdragen tot het verbeteren van het risicobeheer van de FOD Financiën en aan het garanderen van een rechtvaardige en correcte heffing van de belasting. Een betere kennis van de sectoren zal ook de gelijke behandeling van grote ondernemingen die tot eenzelfde sector behoren, moeten bevorderen.
Wat zijn de behaalde resultaten?
Caroline Dupae: Tijdens de eerste zes maanden van het bestaan van de Afdeling Sectorcoördinatie werden 195 vragen van grote ondernemingen of van hun vertegenwoordigers ontvangen en behandeld (vooral per e-mail maar ook per brief en telefoon).
De doelgroep GO is afgebakend en wordt verder opgevolgd. Een eerste definitie van de sectoren is gebeurd, hierop wordt verder gebouwd om op termijn over een volwaardig beeld van de doelgroep te kunnen beschikken.
Om informatie te delen met de andere centra GO maken de sectorcoördinatoren maximaal gebruik van het bestaande elektronisch dossier van de grote ondernemingen. Bijkomend werd een intern platform ontwikkeld om fiscale informatie te delen en werden face-to-face contacten, o.a. via een landelijke roadshow, georganiseerd door de Afdeling Sectorcoördinatie met de centra GO.
Wat is de impact voor de partners?
Caroline Dupae: De doelgroep (hier de grote ondernemingen of verenigingen) vormt het uitgangspunt en niet langer de fiscale materie. Deze multidisciplinaire aanpak is een compleet nieuwe benadering en houdt in dat alles gecentraliseerd is in één dienst, die het unieke contactpunt is voor alle materies zoals btw of vennootschapsbelasting.
Met deze modernisering waarborgt de FOD Financiën een dienstverlening op maat van de grote ondernemingen. De FOD Financiën wil door dit unieke aanspreekpunt de relatie met de belastingplichtigen verbeteren en vergemakkelijken, en hen zo beter helpen bij het vervullen van hun fiscale verplichtingen.
Wat zijn de voordelen voor de organisatie op lange termijn?
Caroline Dupae: Binnen AAFisc is de functie van sectorcoördinator nieuw. De contacten met alle economische spelers bieden de sectorcoördinatoren de mogelijkheid om een professionele relatie op te bouwen met de grote ondernemingen. Zo verbeteren ze hun contacten met de Administratie GO en verhogen ze de compliance.
Door deze gecoördineerde aanpak toont de FOD Financiën haar wil om - in alle openheid - een van haar voornaamste opdrachten te verzekeren, namelijk een rechtvaardige en correcte heffing van de belasting.
Het verbeteren van de informatie over de grote ondernemingen en kennisdeling over de sectoren moet in de toekomst bijdragen tot een meer aangepast risicobeheer en een grotere samenhang in de wijze waarop de controles uitgevoerd worden.
Algemene Administratie van de Inning en de Invordering
Dichter bij de burgers
De operationele diensten van de AAII ondergingen in 2015 een grote verandering, met de bedoeling burgergerichter te worden. Het nadeel van de oude ontvangkantoren was dat ze georganiseerd waren volgens belastingtype. Daarom worden ze vervangen door polyvalente kantoren, samengesteld uit teams gespecialiseerd in ofwel inning ofwel invordering voor alle verschillende belastingen van rechtspersonen en natuurlijke personen. De Teams Inning, die van start gingen op 1 januari 2015, werden verantwoordelijk voor alle terugbetalingen. Dit zowel voor directe belastingen, btw als niet-fiscale invordering (bv. onderhoudsgeld). Ook staan ze onder meer in voor het beheer van de bedrijfsvoorheffing. Op 1 juli 2015 gingen dan ook de Teams Invordering van start, die instaan voor de invordering van zowel directe belastingen als btw. Sinds deze zomer moet een belastingplichtige zich slechts wenden tot één invorderingskantoor voor al zijn schulden, zowel op het vlak van directe belastingen als btw. Er zijn Teams Invordering respectievelijk voor rechtspersonen en voor natuurlijke personen.
Samen met de Teams Inning werd op 1 januari 2015 de Dienst Debt Relationship Management (DRM) opgericht binnen het Inningscentrum van de AAII in Brussel. Deze dienst neemt telefonisch contact op met belastingplichtigen die een betaalachterstand hebben voor bedrijfsvoorheffing en/of btw. Zij worden geselecteerd op basis van datamining. De dienst DRM geeft een laatste kans aan de schuldenaars om hun belastingen te betalen zonder extra kosten of tussenkomst van het Team Invordering. (Zie tabellen 2.2.5 en 2.2.6.)
Er werden in 2015 ook twee infocenters opgericht, in Luik en Charleroi. Er waren al infocenters in Brussel (sinds 2009) en Antwerpen (sinds 2012). Deze diensten vormen het eerste aanspreekpunt voor de burgers. Alle informatie over de materie van de AAII, attesten en andere documenten kunnen via deze infocenters worden gevraagd.
Het project ‘E-deduction’
Het project ‘E-deduction’ (interview lezen) maakte het mogelijk om de fiscale derdenbeslagen van de directe belastingen elektronisch te versturen naar de verschillende Vakantiefondsen. Dit project kwam er op initiatief van de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie (RJV). Het zal uitgebreid worden naar btw en ook beschikbaar worden voor andere openbare of privé-instellingen. Voor de start van dit project werden de beslagen via aangetekende brieven verstuurd naar de verschillende Vakantiefondsen om de inhoudingen op de vakantiegelden uit te voeren. Sinds de implementatie op 17 maart 2015 van dit project worden ze automatisch overgemaakt. Op deze manier nemen het aantal papieren documenten en de kosten van de aangetekende zendingen af. Dit levert een besparing op van 574.000 euro per jaar.
Het project ‘Nudging’
In 2015 ging de AAII een samenwerking aan met de Belgische professoren Jan-Emmanuel De Neve en Johannes Spinnewijn die respectievelijk doceren aan Ofxord University en Londen School of Economics. Met hun academische expertise staan ze de AAII bij in het project Nudging (behavioural economics). Door een nudge (‘een duwtje in de rug’), worden de belastingplichtigen overtuigd om compliant te zijn en dus hun belastingen te betalen. De eerste doelstelling van deze samenwerking was de aanmaningen personenbelasting herschrijven. Dit proefproject ging eind 2015 van start. Tijdens het proefproject werden negen verschillende versies van de aanmaning personenbelasting verstuurd. In de loop van 2016 zal het proefproject verder geëvalueerd worden en onderzocht worden welke van deze versies het beste werkt. De tweede doelstelling is ook andere brieven te herschrijven en nudges toe te passen.
Verbeteringen van de interne toepassingen
Verder was 2015 ook het jaar waarin een aantal toepassingen werden uitgebreid met nieuwe functionaliteiten. Vooral aan de toepassing Stiron, de brontoepassing voor de invordering van btw, en de toepassing First, voor de invordering van de niet-fiscale schulden, werd veel aandacht besteed. Er werd ook een toepassing in gebruik genomen om de interne controle te verbeteren en er werd rekening gehouden met voorstellen hierover van het Rekenhof en de Federale Ombudsman.
Ten slotte nam de AAII in 2015 de voorbereidende stappen richting de digitalisering van de papieren dossiers, onder de naam ‘maximaal digitaal’. Enerzijds zullen zowel de documenten die in de huidige papieren dossiers zitten worden gescand. Anderzijds zullen de nieuwe documenten meteen digitaal worden opgeslagen. De eerste fase in het project bestond uit de opbouw van twee ‘boomstructuren’ (één voor inning en één voor invordering) in de servers, waar de opslag van de documenten zal gebeuren. Het doel van deze ‘boomstructuren’ is om de gedigitaliseerde documenten gestructureerd op te slaan. Hierdoor kunnen ze gemakkelijk teruggevonden worden via zoeksleutels. In 2016 zal de scanning van de documenten van start gaan. Dit heeft ook een meerwaarde voor de burgers: de documenten zullen beschikbaar worden op MyMinfin en burgers zullen er dus gemakkelijker toegang toe krijgen.
Stiron, eDeduction, eNotariaat: informatisering en automatisering van het werk met externe partners
- Projectcategorie: informatica.
- Beschrijving en doel van het project: drie verschillende toepassingen: Stiron (luik ‘Lot 2 (btw)/Module 3’), eDeduction en eNotariaat, samen voorgesteld met het oog op een globaal informatiserings- en automatiseringsproces van het werk van de Algemene Administratie van de Inning en de Invordering (AAII):
- Stiron is een interne toepassing gekoppeld aan de ‘btw-ketting’ die hoofdzakelijk is gericht op de Algemene Administratie van de Fiscaliteit (AAFisc). Enkel de derde module, ‘Lot 2 (btw)/Module 3’ genaamd, is door de AAII gemaakt. De toepassing is een boekhoudkundig platform met alle ontvangsten en uitgaven inzake btw. Daarnaast is het een werkmiddel waarin de invordering van de btw-schulden worden ingevoerd door de Teams Invordering. Voor het luik ‘Lot 2/Module 3’ waren er in 2015 twee projecten:
- de integratie van nieuwe functionaliteiten van eDeduction in ‘Lot 2/Module 3’ van Stiron. De nieuwe versie van Stiron is sinds 2016 in ‘vergrendeld’ gebruik genomen in afwachting van de inwerkingtreding van de nodige reglementaire wijzigingen.
- de verdere verbetering van het systeem
- eDeduction is een externe toepassing met als doel de papieren gegevensstroom te vervangen tussen de AAII en de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie (RJV) en de bijzondere vakantiefondsen. Deze gegevensstroom gaat over de vereenvoudigde uitvoerende derdenbeslagen (beslagen van het gehele of gedeeltelijke bedrag aan vakantiegeld van een persoon die een schuld heeft tegenover de staat) die door de AAII via aangetekende brieven werden uitgevoerd. Deze uitwisselingen gebeuren technisch via een platvorm van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ), dat een voldoende gecentraliseerde, solide en flexibele structuur aanbiedt om in de toekomst andere partners en gegevensstromen te kunnen onthalen. Het eerste onderdeel van het project, dat in maart 2015 in gebruik werd genomen, ging over de invoering van de gegevensstroom van de sector Directe Belastingen in Stiron. Op die manier werd er gezorgd voor een link tussen eDeduction en Stiron. Het tweede onderdeel betrof de sector btw met de invoering van dezelfde gegevensstroom in Stiron (zie hierboven).
- eNotariaat is een interne en externe toepassing die als doel heeft de informatiestroom te automatiseren die wordt uitgewisseld inzake de notariële procedures tussen de AAII, de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (KFBN), de ontvangers van de successierechten en de aankoopcomités. De automatisering van de ‘binnenkomende’ gegevensstroom van notariële berichten (kennisgeving van schulden van de cliënt die een goed verkoopt) gebeurde in 2003. In 2015 beoogde het project de automatisering van de ‘uitgaande’ gegevensstroom van de fiscale kennisgevingen die door onze ontvangers werden verstuurd in antwoord op deze notariële berichten of inzake verklaringen van erfrecht. Hebben aan het project meegewerkt: Fedict, de KFBN, de KSZ, de gemeenten, de gewesten … Op 26 november 2015 werd de nieuwe versie van de toepassing in ‘vergrendeld’ gebruik genomen in afwachting van de inwerkingtreding van de nodige reglementaire wijzigingen.
- Stiron is een interne toepassing gekoppeld aan de ‘btw-ketting’ die hoofdzakelijk is gericht op de Algemene Administratie van de Fiscaliteit (AAFisc). Enkel de derde module, ‘Lot 2 (btw)/Module 3’ genaamd, is door de AAII gemaakt. De toepassing is een boekhoudkundig platform met alle ontvangsten en uitgaven inzake btw. Daarnaast is het een werkmiddel waarin de invordering van de btw-schulden worden ingevoerd door de Teams Invordering. Voor het luik ‘Lot 2/Module 3’ waren er in 2015 twee projecten:
- Vooruitgang van het project: 95 % voor alle toepassingen. Ze werden allemaal op punt gesteld maar twee van de toepassingen zijn nog in ‘vergrendeld’ gebruik.
- Interne en externe partners:
- Intern: ICT, AAFisc, AAPD, de Diensten van de Voorzitter (voor de reglementaire aspecten).
- Extern: Fedict, de KSZ, de RJV en de bijzondere vakantiefondsen, de KFBN.
- Betrokken doelgroepen: de medewerkers van de AAII en de institutionele partners (KSZ, KFBN, ontvangers van nalatenschappen, aankoopcomités, RJV, bijzondere vakantiefondsen, Fedict).
- 2 kerncijfers: jaarlijkse baten na de volledige ingebruikname van de toepassingen:
- eDeduction Directe Belastingen: min. 280.000 euro/jaar (meer dan 82.000 vereenvoudigde uitvoerende derdenbeslagen die niet meer moeten worden geprint en verstuurd per aangetekende brief).
- eNotariaat Fiscale kennisgevingen: 1.000.000 euro/jaar (200.000 fiscale kennisgevingen die niet meer moeten worden geprint en verstuurd per aangetekende brief).
Kunt u de situatie voor en na het project beschrijven?
Bertrand Villée: De uitvoerende derdenbeslagen in handen van de bijzondere vakantiefondsen en de notariële berichten en fiscale kennisgevingen werden vervangen door geautomatiseerde gegevensstromen (respectievelijk via eDeduction en eNotariaat). Deze geautomatiseerde gegevensstromen zijn sneller en het risico op het invoeren van fouten is beperkt. Daarnaast is het ecologisch en goedkoop door het paperless aspect. Bovenal is de werklast bij de verwerking veel minder zwaar. De gegevensstroom zorgt voor een enorme tijdswinst voor alle partijen en betere kwaliteit.
Wat zijn de belangrijkste factoren die het project doen slagen?
Bertrand Villée: Volgens mij zijn er drie belangrijke factoren die dit type van project doen slagen. Eerst en vooral moet de projectleider nauw betrokken zijn bij de technische aspecten van de toepassing. Dit is enerzijds nodig om de werkelijke uitdagingen en effecten te kennen van de beslissingen die worden genomen bij de businessanalyses. Anderzijds om de technische analyses en de verschillende technische problemen en belemmeringen die zich kunnen voordoen snel te verhelpen. De projectleider moet ook de verbanden of andere eventuele links tussen de toepassingen kunnen herkennen. Er moet eveneens pragmatisch te werk worden gegaan en er moet oog zijn voor compromissen. ‘Het beste kan het goede in de weg staan.’ We moeten de gulden middenweg zoeken, een uitbreiding van de scope onderweg vermijden en de ontwikkelde structuren, de gegevensstromen en de business rules vaak zo veel mogelijk vereenvoudigen om chaos te voorkomen. Ten slotte is het van groot belang om een ononderbroken en efficiënte communicatie en goede banden te onderhouden, zowel met de interne teams als met de externe partners van het project. Dit maakt het mogelijk om zo veel mogelijk het hoofd te bieden aan problemen en om de snelheid en goede kwaliteit van de deliverables te verzekeren.
Wat zijn de bereikte producten?
Bertrand Villée: Na alle testfasen zijn de einddelivrables de daadwerkelijke ingebruikname van de toepassingen met de automatisering van alle uitwisselingsstromen. Bij dergelijke toepassingen moet er rekening worden gehouden met de reglementering en moet er worden nagegaan in hoeverre ze wordt beïnvloedt door de nieuwe functionaliteiten op het vlak van informatica. eDeduction btw en eNotariaat Fiscale kennisgevingen wachten op de inwerkingtreding van de nodige reglementaire wijzigingen.
Wat is de invloed op de partners en burgers?
Bertrand Villée: De informatisering en automatisering van de gegevensuitwisselingen betekenen een drastische vermindering van de werklast en het voorkomen fouten bij de inbreng bijna volledig. Deze gegevensuitwisselingen zijn eveneens sneller en goedkoper dan de uitwisseling op papier. De projecten zorgen dus uiteindelijk voor een kwaliteitsvollere dienstverlening tussen de institutionele partners. Een geautomatiseerde en ononderbroken gegevensstroom vormt een ketting, waardoor de uitwisseling van informatie tussen de verschillende instellingen met betrekking tot de fiscale toestand van een belastingplichtige vlot en rechtstreeks kan verlopen. Voortaan kunnen de inkomsten waarop de belastingplichtige recht heeft sneller worden betaald eens zijn schuld werd betaald.
Wat zijn de voordelen voor de organisatie op lange termijn?
Bertrand Villée: Globaal gezien beantwoorden deze informaticaprojecten aan de strategische doelstellingen van de digitalisering binnen de FOD.
Automatisering trekt echter automatisering aan. Door een stroom tegenover een partner te automatiseren, kunnen nieuwe partners gemakkelijker in deze stoom worden onthaald, waarbij het soms zelfs gaat om partners die misschien niet aan een verdere automatisering hadden gedacht als andere actoren niet het voortouw hadden genomen. De financiële sector en de gedefedereerde entiteiten kunnen zich bijvoorbeeld aansluiten bij eDeduction. De bijkomende investering die de integratie van nieuwe partners met zich meebrengt, zou veel minder bedragen dan de oorspronkelijke investering (de eerste gegevensstroom tussen de pionierpartners). Bovendien geldt dat, hoe groter het aantal partners opgenomen in de gegevensstroom, hoe hoger het rendement.
Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie
STIPAD (Système de Traitement Intégré Patrimonium Documentatie)
De toepassing is een geïntegreerd systeem voor de bijwerking van de patrimoniale informatie dat de volgende gegevens bevat:
- de titularissen (eigenaars, vruchtgebruikers …) en hun rechten (eigendom, vruchtgebruik, erfpacht …)
- een historisch overzicht van de overdracht van (zakelijke) rechten
- de percelen, hun identificatienummer (uniek nummer) en een beschrijving
- de fiscale waarden
- kadastraal inkomen (KI)
- registratierechten
STIPAD maakt het onder meer mogelijk:
- de patrimoniale informatie bij te werken in een unieke databank, PATRIS genaamd
- patrimoniale informatie af te leveren (kadastrale uittreksels, eigendomstitels …)
- statistieken te genereren
- de interactiviteit tussen de taken van de administraties automatisch te beheren
- het werk te verminderen door de eenmalige verzameling en bijwerking van de informatie
Bovendien zorgt STIPAD ervoor dat er gemakkelijker van thuis of vanuit een satellietkantoor gewerkt kan worden.
MyRent Pro
De e-service MyRent Pro, is een realisatie die tot stand kwam door de samenwerking van het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV) en de FOD Financiën. Met deze e-service kan de vastgoedmakelaar op een duidelijke en gestructureerde manier zijn huurovereenkomsten voor huisvesting beheren en ze gratis online laten registreren (interview lezen).
MyRent Pro is voorbehouden voor BIV-erkende vastgoedmakelaars. Al kunnen ook erkende medewerkers (SF323) van de tool gebruik maken op voorwaarde dat er zich een actief BIV-lid in de organisatie werkt die zich geregistreerd heeft op MyRent Pro.
MyRent Pro
- Projectcategorieën: informatica – ecologie.
- Beschrijving en doel van het project: de toepassing MyRent Pro is het resultaat van de samenwerking tussen het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV) en de FOD Financiën. Die samenwerking is in 2013 van start gegaan. Ze maakt het voor vastgoedmakelaars mogelijk om elektronisch huurcontracten en daarmee verband houdende documenten van hun cliënten (zoals een plaatsbeschrijving) naar het registratiekantoor te versturen. MyRent Pro werd op 1 juni 2015 gelanceerd.
- De versie MyRent Pro is bedoeld voor de vastgoedmakelaars.
- De versie MyRent ‘Burger’ (een interface van MyRent voor de burger) is bedoeld voor de burgers en maakt het voor hen mogelijk om gratis een huurcontract (uitsluitend voor huisvesting) en/of een plaatsbeschrijving naar het registratiekantoor te versturen.
- Met de versie MyRent ‘Ambtenaar’ (een interface van MyRent voor de ambtenaar) kunnen de medewerkers van de FOD Financiën de huurcontracten en daarmee verband houdende documenten die met de post of per fax naar het registratiekantoor verstuurd zijn invoeren, archiveren en behandelen. Ze kunnen ook de huurcontracten en daarmee verband houdende documenten behandelen die door de eigenaars of huurders via MyRent ‘Burger’ naar het registratiekantoor verstuurd zijn. Dankzij MyRent ‘Ambtenaar’ kunnen de medewerkers ook huurcontracten of daarmee verband houdende documenten opzoeken.
- Vooruitgang van het project: 100%. MyRent Pro is volledig operationeel, hoewel het nog verbeterd zal worden. In de toekomst zullen namelijk sociale verhuurkantoren ook een beroep kunnen doen op MyRent Pro om de huurcontracten van hun cliënten elektronisch te laten registreren. Bovendien wordt het partnerschap tussen het BIV en de FOD Financiën versterkt: het zal ook mogelijk worden om via de toepassing huurcontracten neer te leggen die niet uitsluitend op huisvesting betrekking hebben (bijvoorbeeld: handelsverhuur, garageverhuur, parking …) maar ook geregistreerd kunnen worden.
- Externe partners: Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV).
- Betrokken doelgroep: vastgoedmakelaars.
- 1 kerncijfer: sinds de lancering van MyRent Pro werden 12% van de door vastgoedmakelaars ingevoerde huurcontracten voor huisvesting elektronisch ingediend.
Kunt u de situatie voor en na het project beschrijven?
Héloïse Coulon: De registratie van akten voor verhuur, onderverhuring, pachtoverdracht of voor een bijvoegsel van een huurcontract voor onroerende goederen in België werd grondig gewijzigd sinds de programmawet van 27 december 2006 (Belgisch Staatsblad van 28 december 2006). Naast die fiscale hervormingen in het Wetboek van de Registratierechten heeft de wetgever ook meerdere aanpassingen aangebracht aan de regels van het Burgerlijk Wetboek rond huurcontracten. Het gaat meer bepaald over huurcontracten voor de hoofdverblijfplaats van de huurder.
Die aanpassingen hebben voornamelijk als doel de gegevens in de huurcontracten beter te beheren.
In dat opzicht werd de toepassing MyRent ‘Ambtenaar’ in juni 2007 gecreëerd, zodat de registratiekantoren van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (Administratie Rechtszekerheid) de ter registratie voorgelegde huurcontracten kunnen archiveren en behandelen. In een tweede fase werd de toepassing MyRent ‘Burger’ in december 2008 voor de burger geopend zodat de verhuurder (of de huurder) zijn huurcontract en plaatsbeschrijving elektronisch naar het registratiekantoor kan versturen.
In 2013 hebben het BIV en de FOD Financiën een partnerschap gesloten om MyRent Pro te ontwikkelen. Voordien legden de vastgoedmakelaars de huurcontracten van hun cliënten op papier, per e-mail of per fax neer. De bedoeling van MyRent Pro was om hun een toepassing te leveren waarmee ze efficiënt de documenten van hun cliënten kunnen beheren en vooral kostbare tijd kunnen besparen.
Wat zijn de succesfactoren van het project?
Héloïse Coulon: Het succes van MyRent is voornamelijk gebaseerd op de uitstekende samenwerking tussen de partners, en ook de motivatie en de investering van de deelnemers in het project.
Iedereen neemt resoluut een cliëntgerichte houding aan.
Wat zijn de bereikte en verwachte resultaten?
Héloïse Coulon: Wat het partnerschap met het BIV betreft, stellen we vast dat sinds de inproductiestelling van MyRent Pro in juni 2015 een toenemend aantal vastgoedmakelaars nu de documenten van hun cliënten via de toepassing voorleggen.
In de toekomst streeft het project MyRent naar een automatisering van de registratie. Zo zullen enerzijds de huurcontracten uitsluitend bedoeld voor huisvesting automatisch geregistreerd worden wanneer ze via MyRent voorgelegd worden. Hetzelfde geldt voor de huurcontracten voorgelegd via MyRent Pro. Momenteel gebeurt de registratie nog niet meteen, omdat het bevoegde registratiekantoor de registratie nog moet behandelen.
Anderzijds zal MyRent voor de andere soorten huurcontracten en daarmee verband houdende documenten, die betalend zijn, de registratierechten rechtstreeks berekenen. Als het document via MyRent Pro of MyRent ‘Burger’ voorgelegd wordt, wordt een uitnodiging tot betaling verstuurd. De gebruiker kan dan kiezen om de rechten online (via een e-betaling) of met een overschrijving te betalen. Zodra de FOD Financiën de betaling ontvangt, wordt het document geregistreerd. Als de burger zijn huurcontract niet via MyRent ‘Burger’ wil indienen, zal hij dat altijd op papier in een registratiekantoor kunnen voorleggen. De indiener wordt dan uitgenodigd om de rechten via Bancontact, een overschrijving of contant te betalen, zoals dat nu al gebeurt.
Wat is de impact voor de partners en de burgers?
Héloïse Coulon: De gebruikers van MyRent Pro en MyRent ‘Burger’ hebben hetzelfde voordeel. Ze winnen namelijk kostbare tijd en kunnen de stappen voor de registratie van hun contracten op elk moment uitvoeren omdat ze niet meer afhangen van de openingsuren van onze kantoren.
Dankzij de registratie van de huurcontracten wordt zowel met de belangen van de huurder als die van de eigenaar rekening gehouden. De huurder wordt namelijk door de registratie van het huurcontract beschermd bij een eventuele verkoop van de gehuurde woning door de eigenaar. En omgekeerd moet de huurder bij een vroegtijdige opzegging van het huurcontract de eigenaar daarvan voorafgaand op de hoogte brengen.
Bovendien heeft dit project een ecologische impact. Gebruikers moeten niet langer evenveel exemplaren van het huurcontract als het aantal partijen voorleggen om hun huurcontract te laten registeren. Sommige gebruikers moeten niet langer de auto nemen om zich naar het registratiekantoor te begeven.
Ten slotte beschikken de partijen van het contract zeer snel over de geregistreerde documenten via MyMinfin en MyMinfin Pro. Zowel de burgers als de vastgoedmakelaars ontvangen ook een bewijs dat de registratie uitgevoerd werd.
Wat zijn de voordelen voor de organisatie op lange termijn?
Héloïse Coulon: Het voornaamste voordeel is de efficiëntie en de moderniteit van MyRent Pro en MyRent ‘Burger’. Bovendien maakt een efficiënt beheer van de huurcontracten en daarmee verband houdende documenten een snelle registratie mogelijk en wordt een grote hoeveelheid papier bespaard. Ten slotte is dit nieuwe automatische beheer erg nuttig omdat er minder personeel voor nodig is.
Algemene Administratie van de Thesaurie
Overdracht van de Centrale Dienst van de Vaste Uitgaven (CDVU) naar de FOD P&O
Het koninklijk besluit van 13 december 2015 heeft de overdracht van de CDVU van de FOD Financiën naar de FOD P&O op 1 januari 2016 officieel geregeld. Dat is een belangrijke verandering, aangezien ongeveer 80.000 federale ambtenaren elke maand minstens één betaling van de CDVU ontvangen. Deze dienst staat namelijk in voor de betaling van de wedden, maar ook van de premies, de vergoedingen en het vakantiegeld. Ter herinnering: in december 2013 heeft de Ministerraad de oprichting van een federaal sociaal secretariaat goedgekeurd. Het personeelsbeheer van de federale overheidsdiensten (tot dan uitgevoerd door ongeveer 60 P&O-diensten) en het beheer van de wedden (tot dan uitgevoerd door de CDVU) smelten hierbij samen. Het federaal sociaal secretariaat zou aan iedere ambtenaar een persoonlijk digitaal dossier ter beschikking moeten stellen, dat ook online toegankelijk zal zijn. Dat federaal sociaal secretariaat kreeg de naam ‘Persopoint’.
Centralisering van de gerechtelijke consignaties
In 2015 heeft de Administratie Betalingen gewerkt aan de centralisering van de gerechtelijke consignaties1. Sinds de oprichting in 1935 van de Deposito- en Consignatiekas (DCK), werd de materie van de gerechtelijke consignaties voor rekening van de Thesaurie beheerd door een hypotheekbewaarder van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (AAPD), in elk van de 27 vroegere gerechtelijke arrondissementen (DCK-agentschappen). Deze activiteiten van de Algemene Administratie van de Thesaurie (AAThes) werden dus gedurende decennia uitgevoerd door medewerkers die hiërarchisch tot een andere algemene administratie van de FOD Financiën behoorden maar functioneel afhingen van de Thesaurie. In november 2014 heeft de FOD Financiën beslist om aan deze hybride toestand een einde te maken door alle gerechtelijke consignaties te centraliseren bij de DCK in Brussel. In 2015 werd deze complexe operatie voorbereid in samenwerking met de AAPD. Dit ondertussen uitgevoerde project heeft geleid tot de oprichting van het beheerkantoor ‘Consignaties’ bij de DCK, dat sinds 4 januari 2016 actief is. Het voordeel van één enkel contactpunt voor alle gerechtelijke consignaties is de grotere rechtszekerheid voor de depositarissen wegens een uniforme en maximale juridische aanpak. De administratieve procedures zijn geharmoniseerd. Er werd ook een schaalvoordeel verwezenlijkt: het aantal medewerkers dat nodig is voor het uitvoeren van die activiteiten is verminderd.
Systeem van depositowaarborg
Het depositogarantiestelsel is een van de andere stokpaardjes van de Admin BET. Bij koninklijk besluit van 14 november 2008 werd bij de DCK het Bijzonder Beschermingsfonds voor Deposito’s, Levensverzekeringen en Kapitaal van Erkende Coöperatieve Vennootschappen (BBF) opgericht. Het gaat om een bijzonder financieel verzekeringsinstrument dat als laatste instantie waarborgen verleent aan klanten (spaarders, beleggers, verzekerden) voor de verliezen die ze zouden lijden in geval van faling van een financiële instelling. Dit Fonds waarborgt de terugbetaling aan de deponenten en sommige verzekerden van maximaal 100.000 euro. In 2014 werd een informaticatoepassing (FSP1) opgestart voor het naleven van de wettelijke voorschriften door de kredietinstellingen. In 2015 werd meteen een tweede versie van die toepassing (FSP2) uitgewerkt. Die bevat voornamelijk de volgende bestanddelen: de uitbreiding van de toepassing naar de verzekeringen, de indiening van de waarborgaanvragen door de klanten via het portaal MyMinfin (voor natuurlijke personen) en het aanmaken van uitvoerbestanden voor de fiscale fiches voor de verzekeringen. Bovendien heeft de omzetting van de Europese richtlijn over de depositogarantie in nationale wetgeving een zeer hoge politieke prioriteit. In 2015 heeft de Admin BET aan die omzetting meegewerkt en heeft zij deelgenomen aan technische vergaderingen over het algemene beleid. Die omzetting zal in 2016 worden voortgezet.
De Administratie IEFA, contactpunt voor het EFSI
De Administratie Internationale en Europese Financiële Aangelegenheden (Admin IEFA) heeft doeltreffend gewerkt binnen de Europese Unie (EU). In het kader van het Europees Fonds voor strategische investeringen (EFSI), dat integraal deel uitmaakt van het ‘Juncker-plan’2 van de EU, kunnen de lidstaten van de EU investeringsprojecten voorleggen die eventueel in aanmerking komen voor ondersteuning via dat fonds. Op Europees niveau werd een projectenportaal (EIPP) opgericht om de promotoren de gelegenheid te geven hun projecten in te dienen. In elk land werd een structuur in het leven geroepen voor de voorstelling en de raadpleging van de projecten. In België was voor de oprichting van die structuur een coördinatie nodig tussen de federale overheden en de gewesten, die elk over een contactpunt beschikken. Voor de FOD Financiën vervult de Administratie IEFA die rol. Bovendien coördineert ze ook het Belgische globale initiatief, in samenwerking met de FOD Economie. Het initiatief werd in 2015 opgestart voor een periode van drie jaar.
Muntslag door de Koninklijke Munt van België (KMB)
Zoals elk jaar heeft de KMB een reeks herdenkingsmunten geslagen en verkocht. De verwezenlijkingen voor 2015: de coincards met een grootschalige verkoop van coincards van 2 euro van het ‘Europees jaar voor ontwikkeling’ (244.000 verkochte coincards), van 2,5 euro van de ‘Slag van Waterloo 1815-2015’ (70.000 verkochte coincards) en van 5 euro van ‘Bergen, culturele hoofdstad 2015’ (5.000 verkochte coincards). Daarnaast was er de goede verkoop van de sets Fleur de Coin (FDC) ‘1815-2015 Waterloo’ (30.500 verkochte FDC) en ‘Bergen, culturele hoofdstad 2015’ (5.000 verkochte FDC). Bovendien kan er ook worden gesproken van een succes voor bepaalde zilveren verzamelmunten: de zilverstukken van 10 euro ‘70 jaar vrede in Europa’ (10.000 verkochte stukken) en ‘1815-2015 Waterloo’ (9.000 verkochte stukken) en de zilverstukken van 20 euro ‘De Godin Europa’ (5.500 verkochte stukken).
1 Gerechtelijk deponeren van geld of effecten door een schuldenaar in geval van een geschil met een schuldeiser die het hem voorgestelde betaalaanbod weigert. Dit deponeren doet dienst als waarborg en getuigenis van de goede wil van de schuldenaar om zijn schuld te vereffenen.
2 Het Juncker- plan is een investeringsplan van de EU dat hoofdzakelijk is gericht op het opheffen van de investeringshinderpalen, het vergroten van de zichtbaarheid van de investeringsprojecten, het verstrekken van technische bijstand aan de investeringsprojecten en het verstandiger gebruik van de nieuwe en bestaande financiële middelen (zie ook: http://ec.europa.eu/priorities/jobs-growth-and-investment/investment-pla...).
Applicatie CDCK DMAT: omzetting van effecten aan toonder
Projectcategorie: informatica.
Beschrijving en doel van het project: de wet van 14 december 2005 bepaalt de afschaffing van de effecten aan toonder. Sinds 1 januari 2008 moeten effecten in gedematerialiseerde vorm of op naam worden uitgegeven. De bestaande effecten aan toonder werden omgezet in gedematerialiseerde effecten naargelang hun inschrijving op effectenrekeningen. De houders van effecten aan toonder moesten de omzetting ervan in gedematerialiseerde effecten of in effecten op naam uiterlijk op 31 december 2013 aanvragen. De effecten aan toonder waarvoor geen omzetting is aangevraagd, werden na deze datum van rechtswege omgezet door de uitgever. De effecten aan toonder (genoteerd op een al dan niet gereglementeerde markt) waarvan de houder zich niet heeft bekendgemaakt, werden vanaf 1 januari 2015 verkocht door de uitgever. De bedragen afkomstig van de verkoop werden gestort bij de Deposito- en Consignatiekas (DCK). Hier blijven de bedragen geblokkeerd totdat een persoon die op geldige wijze zijn hoedanigheid van rechthebbende heeft kunnen aantonen, de teruggave ervan vraagt. Hij/zij moet dan een geldboete van 10 % (per jaar) van de waarde van de betreffende effecten betalen. De effecten die op 30 november 2015 niet konden worden verkocht, werden door de uitgever gestort bij de DCK en aan de teruggave ervan zal eveneens een jaarlijkse geldboete van 10 % van hun waarde verbonden zijn. Het doel van het project CDCK DMAT (voor Deposito- en Consignatiekas/Caisse des Dépôts et Consignations – dematerialisatie) bestond erin een IT-toepassing te ontwikkelen waarmee zowel de stortingen van de uitgevers bij de DCK als de teruggaven aan de rechthebbenden en de inning van de wettelijk bepaalde geldboeten kunnen worden beheerd.
Vooruitgang van het project: 100 %. Applicatie in productie.
Interne en externe partners:
- intern: Stafdienst ICT
- extern:
- de discussie- en werkgroep voor de implementering van de nieuwe regelgevingen (DMAT Task Force).
- de bankinstelling die de effecten voor de DCK beheert en belast is met de ontvangst en de controle van papieren effecten alsook met de invoer in de applicatie van de aanvragen om teruggave
- twee externe firma’s voor IT-ontwikkeling
Betrokken doelgroepen: de Belgische uitgevers en de houders van niet-gedematerialiseerde effecten aan toonder.
1 kerncijfer: 228.356.746,58 euro, het bedrag dat afkomstig is van de verkoop door de uitgevers van de effecten aan toonder en dat daadwerkelijk werd gestort bij de DCK op 31 maart 2016
Kunt u de situatie voor en na het project beschrijven?
Vinciane De Pelsmaeker: Het project moest van nul af aan beginnen, want het ging om de toepassing van een nieuwe wetgeving. De wettelijk voorgeschreven termijnen moesten koste wat kost worden nageleefd. Het ging daarbij om drie elementen. Ten eerste om de stortingen bij de DCK van de bedragen afkomstig van de verkoop van effecten aan toonder. Ten tweede om de omzetting van de niet-verkochte effecten in nominatieve inschrijvingen op naam van de DCK bij de uitgevers. En ten derde om de teruggave hiervan aan de rechthebbenden. Hierbij moesten ook de belangen van de Schatkist worden gevrijwaard, met name een correcte en tijdige inning van de geldboete die door de wetgever werd bepaald. Op het einde van de rit werden al deze doelen behaald en de applicatie is in productie sinds 1 december 2015.
Wat zijn de belangrijkste factoren die het project doen slagen?
Vinciane De Pelsmaeker: Een gedetailleerde en volledige functionele analyse en een feilloze samenwerking met alle partners.
Wat zijn de bereikte producten?
Vinciane De Pelsmaeker: Een moderne, flexibele, gebruiksvriendelijke, snelle en performante applicatie voor de verschillende partijen: de bankinstelling die de effecten voor de DCK beheert, de uitgevers en de medewerkers van de DCK. Bovendien maakt de applicatie het mogelijk om de wettelijke verplichtingen efficiënt en eenvormig na te leven. Aangezien het om een geïntegreerde applicatie gaat, moeten de medewerkers zich vooral bezighouden met het beheer van de uitzonderingen, met name de kennisgevingen of de aanvragen die de applicatie zelf niet in orde kan brengen.
Wat is de invloed op de burgers?
Vinciane De Pelsmaeker: Sommige houders van effecten aan toonder hadden op 31 december 2013 geen omzetting ervan aangevraagd. Zij kunnen hun niet-gedematerialiseerd roerend vermogen makkelijk terugkrijgen bij de DCK, en dit nog gedurende tien jaar vanaf 1 januari 2016. Zij moeten daarvoor dan wel een jaarlijkse geldboete van 10 % betalen, zoals de wet voorschrijft.
Wat zijn de voordelen voor de organisatie op lange termijn?
Vinciane De Pelsmaeker: De effecten en fondsen die aan de DCK werden overgemaakt en die niet worden teruggevraagd, komen na tien jaar aan de Staat toe. Op 31 maart 2016 kwam het totale bedrag van de kennisgevingen die door de verkoop van effecten ontstaan zijn en door de uitgevers werden ingediend, op 240.554.768,21 euro. Er maakten 2.284.534 nominatieve inschrijvingen het voorwerp van een kennisgeving van een overdracht uit.
De genoemde wet van 14 december 2005 en de inproductiestelling van de applicatie zorgen ervoor dat twee zware procedures in verband met de uitgifte van gematerialiseerde effecten aanzienlijk worden verlicht: het verzet(1) en de squeeze out(2).
(1) De mogelijkheid om bij het Nationaal Kantoor voor Roerende Waarden een verzetprocedure op te starten naar aanleiding van het verlies, de diefstal of de vernieling van papieren effecten die door een Belgische uitgever werden uitgegeven, bestaat niet meer. Enkel verzetbetekeningen tegen buitenlandse effecten worden nog in overweging genomen.
(2) De squeeze out of het openbaar uitkoopbod biedt elke aandeelhouder die 95 % van de stemrechtverlenende effecten van een naamloze vennootschap (of van een commanditaire vennootschap op aandelen) bezit, de mogelijkheid om ook de rest ervan te verwerven mits de overige aandeelhouders hiervoor te vergoeden. De DCK ontvangt de prijs van de effecten die bij de sluiting van het uitkoopbod door de houders nog niet ter betaling waren aangeboden. Als gevolg van de dematerialisering zijn het enkel nog de papieren effecten in verband met een squeeze out die de verrichting voorafgaat, die eventueel aan de DCK kunnen worden aangeboden. In alle andere gevallen gaat het om gedematerialiseerde effecten.
Stafdienst Begroting en Beheerscontrole
Behandeling van facturen
De Stafdienst Begroting en Beheerscontrole (B&B) heeft in 2015 verschillende initiatieven genomen om het elektronische proces ‘Van bestelling tot betaling’ te optimaliseren:
- Zo heeft B&B de leveranciers voortdurend aangespoord om hun facturen naar het centrale facturatieadres te sturen en om ze zo correct en volledig mogelijk op te maken.
- Daarnaast heeft B&B de doorlooptijd van elke stap in het betalingsproces nauwgezet opgevolgd en gericht actie ondernomen om de doorlooptijd te versnellen.
- In mei 2015 heeft B&B de behandeling van de facturen kunnen stabiliseren. Dankzij die stabilisatie slaagt B&B er sinds juli 2015 in om geregeld meer dan 80% van de facturen te betalen binnen de voorziene termijn. Tegelijkertijd heeft B&B in 2015 maximaal ingezet op het wegwerken van probleemdossiers, zoals facturen die onvolledig en/of onduidelijk zijn, of die het onderwerp uitmaken van een geschil. Dat is noodzakelijk om het proces ‘Van bestelling tot betaling’ verder te stabiliseren.
- Ten slotte heeft B&B ook interne infosessies georganiseerd voor de betrokken medewerkers. De integratie van een elektronisch goedkeuringsproces vereist immers uitgebreide kennis. Een factuur moet nu al volledig gecontroleerd zijn en de correcte budgettaire aanrekening meekrijgen voordat ze kan worden aangeboden ter goedkeuring. B&B stimuleert bovendien kennisuitwisseling tussen de betrokken medewerkers (onder meer door de oplossing voor een bepaald probleem te bespreken).
Slim besparen
In 2014 heeft B&B het programma1 ‘Slim besparen’ opgestart om te besparen op de werkingsuitgaven van de FOD Financiën (interview lezen). In dit kader, werd een aantal grote uitgavencategorieën geselecteerd. U vindt hieronder de categorieën met de belangrijkste resultaten voor 2015:
- Gerechts- en vervolgingskosten
In juli 2015 heeft de Algemene Administratie van de Inning en de Invordering (AAII) de interne toepassing Pegasus geïmplementeerd. Dat zal in 2016 leiden tot een verdere daling van de gerechts- en vervolgingskosten.
- Vergoeding aan bpost voor verrichtingen op 679-rekeningen van de FOD Financiën
B&B heeft in 2015 - in nauw overleg met het kabinet van Financiën - een nieuwe, driejarige overeenkomst voorbereid met bpost. Die overeenkomst is intussen ter goedgekeurd door de ministerraad en kan een besparing betekenen van 11 miljoen euro.
- Personeelsvergoedingen
De Stafdienst Personeel en Organisatie (P&O) heeft de regeling herzien van onder andere de reis- en verblijfkosten en de detacheringsvergoedingen.
- Impact telewerk op de kost van treinabonnementen
Medewerkers die halftijds werken, reizen sinds juni 2015 met een Railflex-kaart in plaats van met een voltijds abonnement.
- Gebruik NMBS-bulkbiljetten
Medewerkers die sporadisch een verplaatsing moeten doen met de trein gebruiken enkel nog bulkbiljetten 2de klasse. Dat komt neer op een besparing van zo’n 225.000 euro per jaar. Bulkbiljetten zijn biljetten die worden besteld in grote hoeveelheden. Hun prijs is vastgesteld in het contract met de NMBS.
- Publicaties en papiergebruik
In 2015 heeft de FOD Financiën de elektronische versie van het bedrijfsblad Fininfo gepromoot en het aantal pagina’s sterk verminderd. Dat heeft een besparing opgeleverd van 26.000 euro per nummer.
De FOD Financiën maakt voortaan enkel nog externe brochures als deze een toegevoegde waarde bieden.
De totale reële besparingen voor 2015 kan B&B nog niet becijferen. B&B heeft evenwel vastgesteld dat de FOD Financiën zijn strategische doelstellingen heeft kunnen uitvoeren, en dat ondanks de toegepaste besparingen en de beperkte begrotingsmiddelen voor 2015.
Dankzij het ‘Slim besparen’-programma1 kan B&B:
- de beschikbare middelen zo efficiënt en effectief mogelijk toewijzen aan de administraties en stafdiensten
- zelf besparingen of administratieve blokkeringen van uitgavenkredieten voorstellen. B&B anticipeert zo op de beslissingen die de ministerraad neemt in het kader van de sanering van de openbare financiën.
1 Een programma groepeert verschillende projecten die samenhoren.
Slim besparen bij de FOD Financiën
- Projectcategorie: economisch.
- Beschrijving en doel van het project: in eerste instantie een aantal grote uitgavenposten analyseren waar de FOD Financiën op een relatief eenvoudige manier structurele besparingen kan realiseren. Daarna verschillende voorstellen formuleren om deze besparingen concreet te kunnen uitvoeren. Vervolgens deze projecten implementeren en realiseren. Het einddoel is om door efficiëntie- en/of effectiviteitswinsten, met de toegekende begrotingsmiddelen een beter resultaat te bereiken.
- Vooruitgang van het project: 60 %.
- Interne partners: de algemene administraties en de stafdiensten
- Betrokken doelgroepen: hangt af van project tot project.
- 1 kerncijfer: 5 %: oorspronkelijke doel van de besparingen.
Kunt u de situatie voor en na het project beschrijven?
Jo Denijs: De daling van de ontvangen begrotingskredieten ingevolge de opgelegde besparingen en de andere beslissingen van de regering zorgt ervoor dat we met minder middelen moeten trachten onze doelstellingen te realiseren. Daarom was het nodig om te kijken waar we als organisatie structureel kunnen besparen. Concreet willen we een besparing van minstens 5 % realiseren voor alle grote vermelde uitgavenposten (artikel lezen).
Het project is nog volop bezig. Het einddoel is om, door efficiëntie- en/of effectiviteitswinsten, met de toegekende middelen een beter resultaat te bereiken, zonder daarbij hinder voor de medewerkers te veroorzaken.
Wat zijn de belangrijkste succesfactoren van het project?
Jo Denijs: Het programma staat of valt met de samenwerking tussen de verschillende administraties/stafdiensten. Zij kunnen, vertrekkende van de huidige situatie, immers zelf aangeven wat beter/goedkoper is. Die entiteiten kunnen daarbij zelf voorstellen formuleren, zonder dat er extreme maatregelen worden genomen of het werk onmogelijk wordt gemaakt.
De medewerking van de verschillende administraties en stafdiensten draagt er dus in belangrijke mate toe bij dat de projecten efficiënt verlopen.
Onder andere de maatregelen die de regering neemt en de bijkomende opgelegde besparingen zorgen ervoor dat de verschillende acties en projecten nodig zijn.
Wat zijn de verwachte resultaten?
Jo Denijs: Voor een aantal onderdelen binnen het programma werden de 5 % besparingen al gehaald. Voor een aantal komt dit vooral door de inzet van de verschillende administraties en stafdiensten; voor een aantal andere werden we geholpen door toevallige externe omstandigheden. Zo streefden we naar lagere uitgaven voor energie, iets waarbij de zachte winters van de laatste jaren ons zeker geholpen hebben.
Wat is de impact voor de partners en de burgers?
Jo Denijs: Wat de precieze impact voor de burgers zal zijn, is moeilijk te voorspellen. Dat hangt immers af van de uitvoering van de geplande projecten binnen het programma. De impact kan zich voor de burgers bijvoorbeeld beperken voor bepaalde zaken tot het ontvangen van een gewone brief in plaats van een aangetekende zending (die zes keer meer kost).
Voor de externe partners hangt dit af van hun betrokkenheid en het type project. Het kan zijn dat we door de besparingen op termijn op zoek gaan naar andere partners of dat we de samenwerking met de huidige partners herbekijken.
Wat zijn de voordelen voor de organisatie op lange termijn?
Jo Denijs: Er zijn verschillende voordelen op lange termijn. Zo zullen onze FOD en onze medewerkers efficiënter werken, waardoor de beschikbare middelen optimaal kunnen worden ingezet op plaatsen waar ze het meest nodig zijn (bijvoorbeeld informatica-investeringen).
Daarnaast laat de besparingsoefening ook toe om beter gewapend te zijn tegen de beperkende maatregelen die de ministerraad oplegt. Als we er in slagen om 5 % te besparen op de gekozen grote uitgavenposten, hebben we immers extra ruimte om enerzijds andere projecten te financieren of om volgende opgelegde besparingen iets makkelijker te verteren.
Ten slotte maken de betrokken administraties en stafdiensten zelf ook de besparingsoefening en denken ze hierbij na over de uitgaven. Dat kan op termijn nog bijkomende voordelen opleveren en tot een betere besteding van de middelen leiden.
Stafdienst voor Beleidsexpertise en –ondersteuning
De zesde staatshervorming heeft met de wet van 6 januari 20141 , de bijzondere financieringswet van 16 januari 1989 grondig gewijzigd. In uitvoering van de wet van 6 januari 2014 heeft de Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning in 2015 de methodologie voor de raming van de maandelijkse voorschotten op de gewestelijke ontvangsten uit de personenbelasting en de afrekeningsmodaliteiten voor die ontvangsten uitgewerkt en overlegd met de gewesten.
In 2015 hebben de burgers ook voor het eerst kunnen kennis maken met de gevolgen van die zesde staatshervorming op de fiscaliteit. De aangifte in de personenbelasting bevat nu een aantal codes die louter betrekking hebben op de fiscale autonomie van de gewesten. Het gaat daarbij in het bijzonder over de belastingvermindering voor de eigen woning. Bovendien vermeldt het aanslagbiljet ook de gewestelijke opcentiemen en verminderingen of vermeerderingen.
Die fiscale autonomie van de gewesten is ondertussen nog uitgebreid. Zo heeft de Dienst Reglementering in 2015 adviezen verstrekt over de technische uitvoerbaarheid van een aantal ontwerpen van decreet of ordonnantie die wijzigingen aanbrachten aan gewestelijke belastingen waarvan federale overheid de verwerking verzekert of aan de gewestelijke personenbelasting. De weerslag daarvan is terug te vinden in de aangifte 2016.
Wat de tax shift betreft, is er door de Dienst Reglementering en de Studiedienst intensief gewerkt aan de beslissingen die de regering heeft genomen. Concreet heeft de tax shift een aantal maatregelen ingevoerd die er moeten voor zorgen dat de belasting op arbeid verlaagt en dat, ter compensatie, ander belastingen verhogen (lees interview).
In eerste instantie zorgt de verhoging van de forfaitaire beroepskosten voor de verlaging van de belastingdruk op arbeid. Vervolgens wordt in een aantal stappen het tarief van de personenbelasting voor lage en middeninkomens verlaagd.
Ook de ondernemingen hebben baat bij de tax shift door de maatregelen voor de investering in hoogtechnologische producten.
De speculatiebelasting zorgt voor de compensatie. Het is een belasting op de meerwaarden op effecten die binnen de zes maanden na aankoop opnieuw worden verkocht. Vervolgens wordt ook een verhoging van de roerende voorheffing ingevoerd. Het tarief wordt eenvormig op 27 % bepaald met nog een beperkt aantal uitzonderingen aan een lager tarief. Tot slot zijn er nog maatregelen in de indirecte belastingen zoals een btw-heffing op esthetische ingrepen en verhoging van een aantal accijnzen.
In de marge van die twee grote dossiers werkte BEO ook mee aan de uitvoering van het regeerakkoord. Het gaat daarbij over een aantal punctuele maatregelen die moeten zorgen voor een meer rechtvaardige belastingheffing.
Waaronder :
- De zogeheten ‘kaaimantaks’: met die maatregel wil de regering het ontwijken of ontduiken van belasting in buitenlandse constructies tegengaan.
- De steun aan startende ondernemingen: met die maatregel wil de regering zorgen dat spaargelden die nu massaal op spaarboekjes blijven staan, toch in de Belgische economie terecht komen. Het aantal ondernemingen en jobs zou erdoor moeten stijgen.
- De regularisering van de tewerkstelling in de horecasector (flexi-jobs), in samenwerking met de collega's van de sociale sector: met die maatregel wil de regering de arbeid die nu in het illegale circuit zit, toch binnen een legale omgeving krijgen.
1 Wet tot hervorming van de financiering van de Gemeenschappen en de Gewesten, tot uitbreiding van de fiscale autonomie van de Gewesten en tot financiering van de nieuwe bevoegdheden.
Fiscale wetgeving in 2015
Activiteitcategorie: beleidsexpertise en -ondersteuning.
Beschrijving van de activiteit: in 2015 heeft de Dienst Reglementering van BEO actief meegewerkt aan de concretisering van een aantal beslissingen in uitvoering van het regeerakkoord. Een van de belangrijkste dossiers was de tax shift.
Externe partners: onder andere de Belgische financiële instellingen.
Betrokken doelgroepen: burgers en ondernemingen.
Kunt u de situatie voor en na die wetswijziging beschrijven?
George de Bolle: Het regeerakkoord had al aangekondigd dat de regering de bedoeling had een parafiscale en fiscale verschuiving (‘tax shift’) door te voeren om een voldoende omvangrijke lastenverlaging te kunnen financieren. Het doel is de fiscale en parafiscale lasten op arbeid aanzienlijk verminderen, rekening houdend met nationale en internationale aanbevelingen.
Die verandering zat er aan te komen doordat in België de fiscale lasten op inkomsten uit arbeid hoog zijn in vergelijking met de belastingdruk op andere inkomsten.
De wet van 26 december 2015 houdende maatregelen inzake versterking van jobcreatie en koopkracht (BS 30.12.2015) heeft er voor gezorgd dat die druk meer evenredig zal zijn. Dit resultaat is bereikt door een verhoging van de forfaitaire beroepskosten en een verlaging van een aantal belastingtarieven in de personenbelasting. Daartegenover staat dan een verhoging van het tarief van de roerende voorheffing en het belasten van specifieke inkomsten uit vermogen, zoals de speculatiebelasting. Ook de invoering van btw op esthetische ingrepen moet voor een compensatie zorgen.
Wat is de impact voor de burgers en de ondernemingen?
George de Bolle: Voor de burgers die enkel over beroepsinkomsten uit arbeid beschikken, zal in de periode 2016 tot 2019 in verschillende fases een hoger netto inkomen beschikbaar zijn. Vanaf 2020 zullen alle maatregelen samen effect hebben. De maatregelen in het kader van de tax shift zijn voor de burgers direct voelbaar via de vermindering van de bedrijfsvoorheffing die wordt ingehouden op de lonen voor lage en middeninkomens.
Ondernemingen zullen door de lagere tarieven van de personenbelasting minder moeten vooraf betalen.
Bovendien zijn in de marge van de tax shift nog andere maatregelen getroffen zodat ook voor ondernemingen de belastingdruk verlaagt. Zo is er een hogere investeringsaftrek voor bepaalde investeringen.
Verder vaardigde de regering maatregelen uit die er moeten voor zorgen dat spaargelden in de Belgische economie worden geïnvesteerd. Dat moet startende ondernemingen helpen. Andere maatregelen zorgen er voor dat de lasten voor ondernemingen worden beperkt door een vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing in te voeren.
Welke andere realisaties zijn er geweest op wetgevend vlak?
George de Bolle: Het spreekt voor zich dat de tax shift niet het enige dossier was dat is behandeld door de Dienst Reglementering.
We hebben ook actief meegewerkt aan internationale regelgeving door te onderhandelen voor akkoorden ter vermijding van de dubbele belasting. Ook de samenwerking met andere landen door middel van internationale akkoorden stond hoog op de agenda. Een voorbeeld daarvan is de wet van 16 december 2015 tot regeling van de mededeling van inlichtingen betreffende financiële rekeningen, door de Belgische financiële instellingen en de FOD Financiën, in het kader van een automatische uitwisseling van inlichtingen op internationaal niveau en voor belastingdoeleinden (BS 31.12.2015). Die wet is een omzetting van een akkoord dat is gesloten op het niveau van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) en van een Europese richtlijn.
Uiteraard voerden we ook meer punctuele aanpassingen van de wetgeving uit. Een voorbeeld daarvan is de ‘diamanttaks’. Dat is een specifieke belastingregel voor de diamantsector. Een ander voorbeeld is het pakket van sociale en fiscale maatregelen in de horecasector, de zogeheten flexi-jobs. Dat is een nieuwe vorm van tewerkstelling die de werknemer toelaat om naast zijn job bij te klussen in de horecasector, en dat tegen gunstige voorwaarden.
Vergeet tot slot ook niet dat nieuwe wetgeving vaak uitvoeringsbesluiten vereist. Ook dat aspect maakte deel uit van de realisaties van het jaar 2015.
Stafdienst ICT
Het project Problem management
In 2015 heeft ICT het in 2014 opgestarte project Problem management (zie interview) afgesloten. Doelstelling? De oorzaken van vele tientallen ICT-problemen (dit wil zeggen moeilijkheden of incidenten die niet in de eerste of tweede lijn worden opgelost) identificeren en corrigeren. Naast het daadwerkelijk oplossen van die problemen, heeft het project geleid tot het invoeren van een proces dat gericht is op een gestructureerde aanpak van de problemen. Verscheidene ICT-actoren komen voortaan op een gecoördineerde manier tussenbeide, op basis van gedegen werkmethodes, wanneer er zich, bijvoorbeeld, een probleem met een of andere toepassing voordoet. Dankzij dit project worden de problemen sneller opgelost. Het aantal incidenten dat op eenzelfde probleem betrekking heeft, daalt en de klantentevredenheid neemt toe.
Het project Incident management
Aangezien het probleemoplossingsproces gelanceerd is, kan ICT zich voortaan toeleggen op het incidentbeheer. Een incident is een door de interne of externe gebruiker waarneembare onderbreking of verslechtering van een informaticadienst. Het invoeren van een proces van Incident management moet ervoor zorgen dat de (onderbroken of verslechterde) dienst zo vlug mogelijk opnieuw normaal werkt. In 2015 werden twee incident managers aangeworven. Zij hebben een eerste stand van zaken opgemaakt en een reeks quick wins ingevoerd, samen met het team dat instaat voor hetinformaticaluik van het contactcenter. Het project loopt verder in 2016.
De rationalisering van de informatica-infrastructuur
De digitale gegevens en diensten van de FOD Financiën worden gehost in twee informaticacentra (CIV of data centers). In 2015 heeft ICT verscheidene acties ondernomen om tegemoet te komen aan de federale strategie van rationalisering van de informatica-infrastructuur. Zo heeft ICT de niet meer gebruikte systemen gereorganiseerd en opgedoekt om zo plaats vrij te maken en de energiefactuur met bijna 20% te drukken. De vrijgekomen plaats zal in de toekomst worden gebruikt voor de systemen van andere federale entiteiten. Eind 2015 heeft ICT ook een aantal acties op touw gezet om de temperatuurregeling in de CIV’s te optimaliseren. De koeling van de systemen vertegenwoordigt immers een omvangrijke kostenpost bij deze infrastructuur.
Problem management: de beheersing van de levenscyclus van de ICT-problemen
Projectcategorie: informatica.
Beschrijving en doel van het project: via Problem Management maakt de FOD Financiën tijd voor een grondige analyse van de oorzaak om zo het ICT-probleem voor eens en voor altijd op te lossen. Een probleem is een moeilijkheid (incident) die de gebruiker van een ICT-dienst ervaart en die niet meteen werd opgelost in eerste of tweede lijn. Binnen het project schenkt de FOD Financiën aandacht aan een gestructureerde probleemaanpak en aan de samenwerking tussen de verschillende ICT-divisies.
Vooruitgang van het project: 100 % - het project Problem Management is afgerond met de implementatie van de procedures en de structuur, de organisatie van de communicatie- en overlegplatformen … Problem Management volgt nu de procedures die door het project werden uitgewerkt.
Interne en externe partners: medewerkers van de Stafdienst ICT en een externe consultant.
Betrokken doelgroepen: ICT-medewerkers en, bij uitbreiding, alle gebruikers van een ICT-dienst die met een probleem worden geconfronteerd.
1 kerncijfer: 42: aantal (grotere en kleinere) ICT-problemen die werden afgesloten in 2015. Dat maakte het mogelijk om de procedures te definiëren.
Kunt de situatie voor en na het project beschrijven?
Veerle Delerue: Natuurlijk werden voordien ook al ICT-problemen geanalyseerd en aangepakt binnen de Stafdienst ICT. Maar het was vaak moeilijk om er de juiste personen bij te betrekken als die elders in de organisatie werkten, als het al duidelijk was wie erbij betrokken was. Nu bekijken we de problemen in eerste instantie met de Problem Review Board waarin ICT-medewerkers met verschillende expertise samen een inschatting maken van het probleem. Bovendien registreren we wat we leren tijdens de probleemoplossing. Op die manier sparen we bij latere problemen veel tijd en weten we meteen hoe we de zaak vroeger hebben aangepakt en opgelost.
Wat zijn de belangrijkste succesfactoren van het project?
Veerle Delerue: Om problemen te behandelen, is het cruciaal dat de juiste experten samen rond de tafel zitten. En zelfs als dat gebeurt, is het niet altijd evident om de oorzaak of oorzaken van het probleem te vinden. Er moet dus eerst (veel) tijd uitgetrokken worden om op termijn tijd uit te sparen. Daarom stelden we voor alle technische profielen binnen de Stafdienst ICT een doelstelling op en namen we probleemanalyse uitdrukkelijk op in hun takenpakket. Een ander belangrijk aspect is kwaliteitscontrole. Als we een oplossing voorstellen, contacteren we opnieuw de persoon die het probleem signaleerde om te controleren of het probleem wel degelijk is opgelost. Door die kwaliteitscheck verzekeren we ons van de doeltreffendheid van de oplossing.
Wat zijn de behaalde resultaten?
Veerle Delerue: De werkprocedures zijn duidelijk beschreven en de betrokken ICT-medewerkers kregen opleidingen en coaching over het te volgen proces, over technieken om problemen te analyseren en over het gebruik van de ondersteunende IT-tool voor Problem Management. Die tool werd in de loop van het project aangepast om het zo goed als mogelijk te laten aansluiten bij onze werkwijze. De Problem Review Board werd opgestart in 2014 en staat ondertussen in voor de aanpak van problemen en de bijsturing van Problem Management in de toekomst.
Wat is de impact voor de partners en de burgers?
Veerle Delerue: Wanneer meerdere medewerkers of burgers ons contacteren met ICT-moeilijkheden (incidenten) en de ICT-teams van de eerste en tweede lijn geen oplossing vinden, starten we Problem Management. Het incident wordt op dat moment een ‘probleem’ Daardoor kunnen we sneller een ‘workaround’ (een bruikbaar alternatief) aanbieden waardoor voor de personen die ons contacteerden de dienstverlening voorlopig hersteld wordt. Door daarna ook de grond van de zaak aan te pakken, zal het probleem voor de toekomstige gebruikers van de dienstverlening of toepassing helemaal opgelost geraken. De toepassingen worden zo stabieler en performanter voor iedereen die er een beroep op doet.
Kunt u ons een voorbeeld geven van een belangrijk probleem dat werd opgelost tijdens het project?
Veerle Delerue: Na een nieuwe inproductiestelling van de e-service Biztax, hadden sommige boekhouders geen toegang meer. Op basis van die informatie dachten we aan een authentificatieprobleem. Na verschillende hypotheses te hebben getest, stelden we vast dat het voor de boekhouders niet mogelijk was om zich te authentificeren met bepaalde types certificaten die ze moeten aanschaffen om aangiftes in te dienen. Het was volop aangifteperiode voor ondernemingen. De uiterste indieningsdatum voor de aangiftes werd daarom verschoven. We hebben toen de procedure en de structuur van Problem Management gebruikt die op dat moment werd ontwikkeld in het project.
Dat heeft ons toegelaten om de oorzaak van het probleem te achterhalen: een verandering in de codes zorgde ervoor dat sommige certificaten niet meer ondersteund waren. Die certificaten misten een veld dat nodig is om toegang te krijgen tot Biztax, namelijk een e-mailadres. In Biztax bleef dat veld leeg waardoor de boekhouders geen toegang kregen. Het was dus geen authentificatieprobleem zoals we in het begin dachten. We pasten de codes aan zodat die bepaalde certificaten toch aanvaard werden. Daarmee was het probleem opgelost.
Wat zijn de voordelen voor de organisatie op lange termijn?
Veerle Delerue: Alle geleerde lessen en uitgewerkte oplossingen worden systematisch bijgehouden. Als zich in de toekomst gelijkaardige problemen voordoen, kan daarop een beroep gedaan worden om ook die problemen op te lossen. Onze organisatie wordt dus ‘slimmer’ en kan daardoor sneller reageren.
De gebruikers die ons individueel contacteren met concrete moeilijkheden, zullen na de probleemoplossing geen moeilijkheden meer ondervinden. Dat maakt dat er voor ons meer tijd vrij komt voor tussenkomsten die noodzakelijk blijven (Problem Management zal immers nooit alles oplossen) waardoor de kwaliteit van de dienstverlening en tevredenheid van de gebruikers zullen stijgen.
Stafdienst Logistiek
Sluiting van kantoren: organisatie van de verhuizingen
Zoals in 2014 heeft de Stafdienst Logistiek in 2015 ingestaan voor de begeleiding van de andere entiteiten van de FOD Financiën bij de talrijke verhuisbewegingen naar aanleiding van de reorganisatie. Deze verhuizingen zullen nog tot september 2016 doorgaan moeten nauwgezet gecoördineerd worden. In 2015 verliet de FOD Financiën 49 gebouwen. Dit betekende ongeveer 18.042 verhuizingen van medewerkers.
Deze personeelsbewegingen kwamen in 2015 in het bijzonder tot uiting in de verhuizing van ongeveer 1.000 medewerkers naar de Financietoren van Luik, ook de Paradijstoren genoemd. Dit was een omvangrijke operatie, waarbij alle medewerkers die moesten verhuizen nauw moesten worden betrokken, enerzijds voor de praktische organisatie en anderzijds om antwoord te geven op hun vragen.
Terbeschikkingstelling van praktische tools
In mei 2015 werd de toegang tot de toepassing fmUp uitgebreid tot alle gebouwen van de FOD Financiën. Het gaat om een software voor het beheer van de infrastructuur en de benodigdheden. Tal van logistieke prestaties kunnen ermee worden beheerd: verhuizingen, reservaties (vb. vergaderzalen, parking, catering, vragen om tussenkomst, bestellingen …). Tot dan werd deze software enkel gebruikt in de grootste gebouwen van de FOD Financiën. Door het gebruik van de software te veralgemenen, wil de SL de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren.
In 2015 werd ook de software Fleetwave ingevoerd. Met deze software is het mogelijk een beeld te krijgen van het verbruik van de voertuigen, van het model of van de soort brandstof. Hierdoor wordt het mogelijk om een samenhangend administratief, logistiek en technisch beheer van het autopark te verwezenlijken.
Ten slotte wil de FOD Financiën een performant, duurzaam en klantgericht aankoopbeleid voeren. Daarom staat de SL in voor het gunnen van de belangrijkste overheidsopdrachten van de FOD Financiën en vervult de dienst eveneens de rol van aankoopcentrale voor de andere FOD’s.
In 2015 werden 91 dossiers opgestart:
- 52 op aanvraag van de interne SL-diensten
- 16 op aanvraag van de Stafdienst ICT
- 23 op aanvraag van de algemene administraties en andere stafdiensten
Deze dossiers hebben samen betrekking op een geraamd bedrag van ongeveer 200 miljoen euro.
In 2015 heeft de SL, als aankoopcentrale, aan andere FOD’s voorgesteld om deel te nemen aan 14 open aanbestedingen, onder andere op het gebied van de logistiek en van nieuwe technologieën.
Verhuizingen die samenhangen met de reorganisatie van de FOD Financiën
Projectcategorieën: logistiek – gebouwen – organisatie.
Beschrijving en doel van het project: bij de reorganisatie van de FOD Financiën werden sommige kantoren gesloten en zijn nieuwe diensten opgericht. Talrijke medewerkers kregen dus een nieuwe werkomgeving. De verhuizing van die medewerkers was een echte uitdaging gezien de vele onbekende factoren en het grote aantal bewegingen.
Vooruitgang van het project: 80 %. De verhuizingen begonnen in september 2014 en gaan nog door tot september 2016.
Interne en externe partners: P&O, ICT, SCC en de OCC’s van de entiteiten voor de technische aspecten, de communicatie en de coördinatie, de logistieke antennes en cellen en de externe firma’s voor de verhuizingen.
Betrokken doelgroepen: de meeste diensten van de FOD Financiën en bijna alle medewerkers, maar ook de burgers en de beroepscategorieën waarmee Financiën vaak samenwerkt zoals notarissen, boekhouders, landmeters …
1 kerncijfer: 18.042 bewegingen van medewerkers in 2015. Dat cijfer omvat de medewerkers die een gebouw hebben verlaten (move out), zij die naar een ander gebouw trokken (move in) en zij die verhuisd zijn binnen hetzelfde gebouw (interne move). Eenzelfde medewerker kan dus betrokken zijn bij verscheidene verhuisbewegingen.
Kunt u de situatie voor en na het project beschrijven?
Olivier Labie: In de vroegere structuur had de FOD Financiën 455 sites verdeeld over 196 gemeenten in heel het land. De ontwikkeling van nieuwe werkmethoden, van een nieuwe structuur en van een nieuwe organisatie hebben geleid tot een centralisering van de diensten waarbij tussen juli 2014 (begin van de reorganisatie) en september 2016 (einde van de reorganisatie) tientallen gebouwen worden verlaten.
Zo is de FOD Financiën geëvolueerd van 455 sites in 2010 naar 232 sites eind december 2015. In 2015 zelf werden 49 gebouwen verlaten. Dat betekende voor ons 18.042 verhuisbewegingen van medewerkers, en duizenden m³ dossiers en archieven die moesten worden verplaatst. De vermindering van het aantal gebouwen hangt ook samen met de centralisering in enkele gemeenten. Zo hebben we in Luik 9 gebouwen verlaten en kwamen vele medewerkers samen in een nieuw, modern torengebouw.
Door de centralisering van verscheidene diensten zal op middellange termijn (2018) het vastgoedbestand van de FOD Financiën worden teruggebracht tot 174 gebouwen, verdeeld over 88 gemeenten.
Wat zijn de belangrijkste succesfactoren van het project?
Olivier Labie: De succesfactoren van het project zijn een goede voorbereiding en de nauwgezette opvolging ervan.
Wij hebben in eerste instantie de tijd genomen om op basis van verschillende scenario’s en hypothesen het werkvolume goed in te schatten. Daarbij speelden tal van onbekende factoren een belangrijke rol zoals de keuze van de nieuwe werkplaats die de medewerkers moesten maken en de manier waarop de diensten zouden worden geoperationaliseerd.
Vervolgens hebben we de verhuisprocedures opgesteld om alle actoren de gelegenheid te geven om precies te weten wat er van hen werd verwacht.
De outsourcing aan verhuisfirma’s werd goed voorbereid door het opmaken van een flexibele overheidsopdracht1, waardoor het mogelijk was om soepel te kunnen reageren op de verschillende in aanmerking te nemen reorganisatiescenario’s. Ook de lokale logistieke teams hebben hun steentje bijgedragen aan de talrijke verhuisbewegingen zodat de totale kost ervan kon worden gedrukt.
Wij hebben een coördinatiegroep opgericht samengesteld uit afgevaardigden van de algemene administraties en van de stafdiensten Logistiek, ICT, P&O, Beleidsexpertise en -ondersteuning en Strategische Coördinatie en Communicatie. Met deze groep hebben we aandachtig geluisterd naar de betrokken interne klanten: die konden er terecht met al hun vragen, problemen en bezorgdheden. Maandelijks brachten wij aan het Directiecomité verslag uit over alle obstakels en risico’s. Dat Directiecomité gaf hierbij blijk van veel inzet: het aanvaardde sommige risico’s en kon ook vele obstakels deblokkeren.
Wat zijn de bereikte en verwachte resultaten?
Olivier Labie: In 2015 vonden meer dan 18.000 bewegingen plaats maar het is nog niet gedaan. Tijdens de periode van september 2014 tot september 2016 zouden we gemakkelijk aan 30.000 bewegingen moeten geraken. Dat is bijna twee keer zoveel dan wat er in de eerste scenario’s was gepland. Dat kan worden verklaard door het feit dat de planning van de reorganisatie verschillende keren moest worden gewijzigd: in afwachting van hun definitieve verhuizing moesten sommige medewerkers immers voorlopig worden verhuisd om plaats te maken voor diensten die werden gehuisvest in de zone waar zij gevestigd waren. Daardoor kon het zijn dat eenzelfde persoon verscheidene keren moest verhuizen.
Wat is de invloed op de partners en de burgers?
Olivier Labie: Burgers en sommige partners worden door de reorganisatie getroffen omdat het aantal kantoren (en de aanwezigheid in de gemeenten) is verminderd. Sommige burgers moeten zich daardoor verder verplaatsen om een kantoor van de FOD Financiën te bereiken. Daartegenover staat dat de FOD Financiën meer en meer onlinediensten aanbiedt. Bovendien is het zo dat door de hergroepering van de diensten de burger voortaan in een en hetzelfde gebouw de meeste diensten van Financiën vindt. Dat leidt uiteindelijk tot tijdswinst en een betere dienstverlening. De centralisering heeft er ook toe geleid dat er meer front offices kwamen waar de burger beter kan worden geholpen. De gebouwen waarin de diensten werden gecentraliseerd bieden ook nog andere voordelen: nabijheid van het openbaar vervoer, een meer professionele onthaalinfrastructuur, een betere beveiliging …
Wat zijn de voordelen voor de organisatie op lange termijn?
Olivier Labie: Het centraliseren van onze diensten leidt tot een betere informatie-uitwisseling onder de medewerkers en de diensten van de FOD Financiën. De keuze van de gebouwen waarin de diensten werden gehergroepeerd is gebaseerd op verschillende criteria zoals het werkvolume (bv. het aantal dossiers). Vanuit logistiek oogpunt werd die keuze onder meer bepaald door de toestand van het gebouw, de duur van de huurovereenkomst en de energiepeil. Aangezien de werkingskosten sinds verscheidene jaren onder druk staan, mocht ook het begrotingsaspect niet uit het oog worden verloren. Elke centralisering zorgt immers voor besparingen op het vlak van huur, verwarming, water, elektriciteit, schoonmaak, onderhoudscontracten …
1 Het gaat om een overheidsopdracht die werd afgesloten voor een periode van 4 jaar tegen prijzen op basis van de volumes, de af te leggen afstand en het ter beschikking te stellen materieel en de mankracht. De FOD is vrij om er al dan niet gebruik van te maken. De volumes liggen dus niet op voorhand vast.
Stafdienst Personeel en Organisatie
Een aantrekkelijkere jobsite
In 2015 was het voor P&O de hoogste tijd om www.jobfin.be, de jobsite van Financiën, in een moderner jasje te steken. De site is de motor van de activiteiten rond ‘employer branding’ (zie interview) en moet mee met zijn tijd. De site is nu gebruiksvriendelijker (ook op tablets en smartphones) en aantrekkelijker en de taal is meer op maat van de jongeren. De rubrieken kregen een logischere indeling.
Tussen 6 juli 2015 (lanceerdatum van de nieuwe site) en 31 december 2015 trok de site 44.305 bezoekers. Dat zijn er 15.073 meer dan gedurende het eerste semester 2015, een stijging van meer dan 65 %.
De vernieuwde site moest in 2015 meteen vol aan de bak. De FOD Financiën heeft in 2015 ongeveer 1.400 nieuwe collega’s aangeworven (onder andere landmeters, aardrijkskundigen, informatici, laboranten, koks, drukkers, juristen). De FOD Financiën werft jaarlijks tussen 600 en 700 medewerkers aan, maar 2015 was door de wervingsstop van september 2014 tot april 2015 een bijzonder jaar. Heel wat personeelsleden die we normaal in 2014 zouden werven, hebben we pas in 2015 geworven. Het totaal aantal medewerkers steeg daarmee tot 22.310 op 31 december 2015.
Welzijn op het werk
Het welzijn van de medewerkers op het werk heeft zonder meer een positief effect op hun prestaties. P&O spendeerde in 2015 dan ook veel energie aan welzijn. In samenwerking met andere FOD’s (Economie, Sociale zekerheid, enz.) werden in 2015 tijdens de middagpauze tal van sportactiviteiten georganiseerd om de medewerkers er toe aan te zetten te blijven bewegen. Van badminton tot zaalvoetbal, van danscursussen tot karate, de ambtenaren van Financiën hebben met honderden aan deze activiteiten deelgenomen.
In het verlengde van deze regelmatige activiteiten was er de deelname aan de MOVE Week van 29 september tot 5 oktober 2015. De Move Week is een gezondheidscampagne, gesubsidieerd door de Europese Unie, die de gunstige gevolgen van regelmatig bewegen en sporten promoot. 2.653 medewerkers (of iets meer dan 10 % van het totale personeelsbestand van de FOD Financiën) namen aan minstens één activiteit deel.
De positieve impact van deze en andere acties komt onder meer tot uiting in de daling van het absenteïsmecijfer van 6,08 % (in 2014) naar 5,82 % (in 2015). Naast preventieve maatregelen heeft P&O ook een netwerk van absenteïsmecoaches die medewerkers bijstaan tijdens hun re-integratie in de dienst na een afwezigheid van lange duur.
Leidinggevenden helpen met technologie
Om de chefs te helpen bij het beheer van hun team heeft P&O in 2015 nieuwe functionaliteiten toegevoegd aan de online HR-toepassing ‘My P&O’. Die nieuwe functionaliteiten (ook wel ‘HR-Cockpit’ genoemd) geven de functionele chefs een overzicht van de HR-gegevens van hun medewerkers, zoals het arbeidsstelsel, de vergoedingen, telewerk, taalrol, nakende pensioneringen ...
Verder hebben leidinggevenden via My P&O de mogelijkheid gekregen om online een controleonderzoek door Medex te vragen voor een zieke ambtenaar en kunnen ze het kilometercontingent van hun dienst (maximum aantal kilometers per jaar voor beroepshalve gemaakte verplaatsingen met de wagen) opvolgen. Op die manier kunnen de chefs efficiënter en doeltreffender werken.
HR-Team van het jaar 2015
P&O heeft op 2 april 2015 de prijs ‘HR-Team van 2015’ in de wacht gesleept. Die wordt uitgereikt door People Sphere, een maandblad voor HR-professionals. Deze prijs beloont een organisatie die de belangrijkste hedendaagse HR-prioriteiten illustreert en kwaliteitsvolle projecten beheert. Een mooie erkenning voor het geleverde werk.
Employer branding
Projectcategorie: maatschappelijk.
Beschrijving en doel van het project: om de FOD Financiën als moderne organisatie in de markt te zetten en de belangstelling van onder andere jongafgestudeerden te wekken, zijn in 2015 de activiteiten rond employer branding (alle inspanningen die een onderneming levert om zich te onderscheiden van haar concurrenten zodat ze als beste plaats om te werken naar voor komt) opgevoerd. De FOD Financiën wil zichtbaar zijn op het terrein (door partnerships met hogescholen/universiteiten uit het hele land en aanwezigheid op jobbeurzen) en in de media. Voor elke selectieprocedure die Selor aankondigt voor de FOD Financiën, wordt een klassiek communicatieplan opgesteld (doelgroep, kanaal, kostprijs …). Daarnaast is de jobsite van de FOD Financiën, www.jobfin.be, qua vorm en taal volledig herwerkt om aantrekkelijker te ogen voor het jonge doelpubliek.
Vooruitgang van het project: lopende activiteit met grondige inspanningen, ook buiten de selecties. De FOD Financiën (vertegenwoordigd door de Stafdienst P&O en de ambassadeurs van de verschillende algemene administraties) heeft in 2015 zijn aanwezigheid op het terrein als werkgever versterkt door in nog meer secundaire scholen, hogescholen en universiteiten aanwezig te zijn met infosessies. Er wordt blijvend geïnvesteerd in partnerships met scholen/universiteiten.
Interne en externe partners:
- intern:
- de ambassadeurs van de verschillende AA’s
- de conversation managers
- extern:
- Selor (inclusief VDAB, actiris en Forem)
- Secundaire scholen, hogescholen en universiteiten over het hele land
- Algemene pers (Metro, Mark Magazine, GrenzEcho, BRF radio, enz.)
- Vakpers (Vacature, People Sphere, HR.Square, enz.)
- Jobsites (Graduaid.be, student.be)
- Organisatoren van salons en jobbeurzen.
Geïmpacteerde doelgroepen:
- de laatstejaarsstudenten (bedrijfsstages of statutaire wervingen)
- de pas afgestudeerde jongeren (startbaanovereenkomsten of statutaire wervingen)
- de personen die al werk hebben maar die op zoek zijn naar een nieuwe professionele ervaring (statutaire aanwervingen).
2 kerncijfers:
- meer dan 73.000 bezoekers in 2015 op www.jobfin.be, de jobsite van de FOD Financiën.
- 68 jobactiviteiten in ruime zin (jobbeurzen, infosessies, werkplekleren, enz.) in 2015.
Kunt u de situatie voor en na het project beschrijven?
Anne Coekelberghs: In 2015 hebben we een proactieve houding aangenomen om ons netwerk uit te breiden. We hebben bijgevolg heel wat activiteiten georganiseerd en aan heel wat andere deelgenomen:
- 25 jobbeurzen (grote publiek en schoolinstellingen)
- 5 studentenontmoetingen in onze gebouwen
- 2 beurzen ‘bedrijfsstage’
- 18 rollenspellen in de scholen om de verschillende beroepen binnen de FOD Financiën toe te lichten
- 16 ontdekkingen van het beroep van douanier (havens, luchthavens, mobiele brigades ...)
- 2 deelnames aan debatten/colloquia.
Naast de acties op het terrein, hebben we ook actief gewerkt aan onze zichtbaarheid in de media:
- 22 persberichten
- 73 berichten via de sociale media van de FOD Financiën.
Wat zijn de sleutelfactoren van het succes van het project?
Anne Coekelberghs: We hebben onze communicatiekanalen (interne en externe) voor het job- en stageaanbod uitgebreid om zo veel mogelijke potentiële kandidaten te bereiken. Onze selecties zijn dus veel zichtbaarder dan vroeger, zowel naar de secundaire scholen, de hogescholen en universiteiten toe als naar het grote publiek in de ruime zin. Naast deze verbeterde communicatie over de selecties werken we samen met Mark Magazine, een maandelijkse bijlage bij De Standaard en Het Nieuwsblad. Ons partnership van 6 maanden is begonnen in december 2015. Op die manier hebben we al artikels kunnen publiceren over de flexibiliteit op het werk en de ‘absenteïsmecoaches’ die de chefs bijstaan bij afwezigheden van lange duur van een personeelslid. We hebben gekozen om in eerste instantie samen te werken met Nederlandstalige media omdat we hebben vastgesteld dat de geschikte profielen (bachelors en masters) veel moeilijker te vinden zijn in Vlaanderen.
Wat zijn de bereikte en verwachte resultaten?
Anne Coekelberghs: In 2015 zijn zowat 1.400 personen aangeworven, 51 selecties georganiseerd en zijn er 22.299 kandidaturen voor de FOD Financiën behandeld. We hopen dat al onze acties in de hogescholen en universiteiten en de berichten die in 2015 in de verschillende media zijn verschenen in 2016 hun vruchten zullen afwerpen. In 2016 willen we 600 tot 700 personen met zeer uiteenlopende profielen aanwerven (economisten, juristen, senior e-auditors, bachelors ...). Doel van onze acties is de beste talenten aantrekken voor onze FOD.
Wat is de impact voor de partners en de burgers?
Anne Coekelberghs: De burgers kunnen dankzij onze acties een potentiële werkgever leren kennen waaraan ze anders niet noodzakelijk zouden denken. Die acties openen dus nieuwe loopbaanperspectieven in een aantrekkelijke overheidsdienst met talrijke ontwikkelingsmogelijkheden.
De impact voor de hogescholen/universiteiten is ook aanzienlijk. Zij kunnen zo het stageaanbod bij de FOD Financiën aan hun studenten aanbieden. Zij kunnen hen ook concrete jobaanbiedingen voorstellen. Dat is een niet te verwaarlozen troef en een goed voorbeeld van een win-win situatie, zowel voor deze instellingen als voor onze FOD.
Wat zijn de voordelen voor de organisatie op lange termijn?
Anne Coekelberghs: Het imago van de FOD Financiën is er de laatste jaren sterk op vooruitgegaan. Een studie die bij 1.434 personen werd uitgevoerd door Profacts, een externe firma die online-enquêtes organiseert, heeft aangetoond dat onze FOD voor 86% van de burgers de bekendste federale overheidsdienst is. Bovendien hebben 51% van de bevraagde personen een positief beeld van onze FOD (hetzij 10% meer dan in 2013). Een andere enquête van Randstad Award bevestigt dat de FOD Financiën qua aantrekkelijkheid terrein wint. Onze FOD stijgt van de 8ste plaats in 2013 (43%) naar de 6deplaats in 2015 (48%) tussen alle andere federale overheidsdiensten.
Dit versterkte imago is voor onze FOD een onbetwistbare meerwaarde. Het zorgt er voor dat nieuwe talenten interesse krijgen voor onze FOD met zijn waaier aan beroepen en dat ze ertoe worden aangezet om aan onze wervingsselecties deel te nemen. We helpen ook mee om de perceptie van een administratie, die uitsluitend is gericht op controles en boetes, te wijzigen door onze FOD voor te stellen als een overheidsdienst die ook hulp en bijstand biedt aan de burger.
Diensten van de Voorzitter
Een geïntegreerde interne auditdienst
Begin 2015 is er binnen de FOD Financiën een gecentraliseerde interne auditdienst opgestart. Deze dienst vervangt de drie gedecentraliseerde auditdiensten van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit, de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen en de Algemene Administratie van de Thesaurie. Deze nieuwe dienst neemt de bevoegdheden en de taken over van de drie bestaande diensten, behalve het fraudeonderzoek. Daarenboven wordt het toepassingsgebied van de interne audit uitgebreid naar alle entiteiten van de FOD Financiën. In het belang van professionalisering, werden de audit en het fraudeonderzoek gescheiden.
Om deze geïntegreerde interne auditdienst op te starten, werden er een aantal parameters uit de normen van het Internationaal Instituut van Interne Auditors, gedefinieerd. Dit zijn definitie van de basisopdrachten, de processen in verband met het leiden van de dienst, de regels rond auditen evenals de ondersteuning van de dienst (aanwerving, opleiding, organisatie van het team …).
In 2015 zijn de eerste zeven nieuwe medewerkers in deze dienst aan de slag gegaan en werd er ook een nieuwe selectieprocedure uitgeschreven. Op 31 december 2015 telde het team negen auditors, die onder de leiding staan van het diensthoofd. De internationale benchmark voor de auditdiensten van de overheidsdiensten bepaalt dat er voor 748 VTE’s van de te auditen entiteiten een interne auditor moet zijn. Het is de bedoeling om voor de FOD Financiën te komen tot minstens een twintigtal auditors.
Het einddoel is aan het management een redelijke zekerheid te geven dat het beeld dat het management heeft van de werking van de organisatie een correct beeld is en dat de risico’s daadwerkelijk worden beheerd door een methodische aanpak, de interne controle. Deze aanpak is niet op toeval of geluk gebaseerd. De interne audit werkt op deze manier mee aan de goede werking van de overheidsdiensten en aan de continue verbetering van hun dienstverlening. De geïntegreerde interne auditdienst van de FOD Financiën werkt met het oog op de latere integratie ervan (wordt voorzien ten laatste op 1 januari 2018) binnen de Federale Interne Auditdienst (FIA) ook aan een overgangstraject. Binnen de FIA moeten alle interne auditbevoegdheden voor de federale administratie worden gegroepeerd.
Ontwikkeling van strategische partnerships
Tot de taken van de Directie Strategische Partnerships (DSPA) van de FOD Financiën behoort onder andere het bevorderen van de relaties en informatie-uitwisseling met de verschillende FOD’s en andere federale, regionale of lokale openbare instanties. In 2015-2016 heeft de DSPA gewerkt rond een aantal interorganisationele projecten:
- Uitbreidingen van de e-services MyMinfin en eBox: eBox (digitale brievenbus die elke burger een gecentraliseerde en beveiligde toegang geeft tot officiële documenten van de sociale zekerheidsinstellingen) en MyMinfin, dat dezelfde functie heeft voor alles wat het fiscale betreft, werden op een functionele manier gelinkt. Op die manier kan de burger zelf beslissen hoe hij in contact wil treden.
- Fiscale en sociale gegevens worden gekoppeld: in nauwe samenwerking met de RSZ heeft de DSPA de tools uitgewerkt die nodig zijn voor gestructureerde informatie-uitwisselingen tussen de twee sectoren. Op die manier kan fraude die in een sector wordt ontdekt, worden onderzocht door de andere sector.
- Synergie tussen de FOD Financiën en de FOD Justitie: bilaterale contacten hebben het mogelijk gemaakt om de prioriteiten (delen van fiscale en juridische documenten, gemeenschappelijke ontwikkeling van een toepassing voor de invordering van penale boeten) samen te beheren en om met het oog op de digitalisering van de gedeelde documenten samen een bestek te publiceren.
- Het horizontale programma CSAM dat de identificatie (nationaal nummer) en de legalisering (elektronische identiteitskaart) beheert, dat het beheer van de toegangen binnen de ondernemingen verzekert en dat alle elektronische mandaten tussen de deelnemende partijen registreert. DSPA beheert de mandaten voor de FOD Financiën, voor het platform eHealth (digitale informatie-uitwisseling binnen de gezondheidszorg) en voor de steden Antwerpen en binnenkort ook Luik.
- In 2017 worden de hypothecaire leningen in Tax-on-Web vooraf ingevuld: om te beschikken over gestandaardiseerde digitale fiches die rechtstreeks in de informatiesystemen van de FOD Financiën kunnen worden geïntegreerd, heeft de DSPA, in samenwerking met de Algemene Administratie van de Fiscaliteit (AAFisc), contacten gelegd met de Belgische federatie van de financiële sector (Febelfin), de Beroepsvereniging van Verzekeringsondernemingen (Assuralia) en de externe partners van het project.
De ontwikkeling van deze partnerships (die een betere werking van het overheidsapparaat met zich meebrengt) betekent een (rechtstreekse en/of onrechtstreekse) meerwaarde voor de burgers. Door het invoeren van een cultuur van samenwerking, door op zoek te gaan naar synergieën en schaalvoordelen kunnen de burgers gestandaardiseerde e-services gebruiken die snel en tegen een lagere kostprijs ter beschikking kunnen worden gesteld.
Online conversation management
Zoals steeds meer federale overheidsdiensten en bedrijven heeft ook de FOD Financiën er begin 2015 voor gekozen om zijn pagina’s en profielen op Facebook, Twitter en LinkedIn te professionaliseren. Waarom? Wegens de grote hoeveelheid aan informatie en de vele burgers die geholpen willen worden. Door de sociale media op een professionele manier te laten beheren door twee online conversation managers (zie interview) heeft de FOD Financiën ervoor gekozen om een organisatie te worden waarmee de burger gemakkelijk in dialoog kan gaan. Wat is het principe? Informatie geven of algemene vragen beantwoorden door te verwijzen naar de website van de FOD Financiën (in het bijzonder naar de FAQ), die het centrale informatiepunt blijft. Voor de meer gedetailleerde vragen, wordt de burger gevraagd zich te wenden tot het Contactcenter.
Door aanwezig te zijn op de sociale media, wil de FOD Financiën dichter bij de burgers staan en zich ook positioneren als een organisatie die op het gebied van communicatie ‘alle talen spreekt’.
Kwaliteitslabel ‘Ecodynamische onderneming’ voor het North Galaxy-gebouw te Brussel
Op 9 maart 2015 werd de FOD Financiën voor het North Galaxy-gebouw te Brussel met twee sterren (op een maximum van drie) bekroond met het kwaliteitslabel ‘Ecodynamische onderneming’. Het evenement vond plaats in het gebouw van Leefmilieu Brussel en verwelkomde een zeventigtal bedrijven of instellingen die ook de weg bewandelen van duurzaam ondernemen. Dit label is een erkenning van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest voor het goede milieubeheer dat de FOD Financiën voert in zijn centrale zetel.
De FOD Financiën werd in het bijzonder beloond voor de betrokkenheid en de ondersteuning van zijn voorzitter Hans D’Hondt bij dit ecoverantwoordelijk beheer: acties ten gunste van de mobiliteit, integraal afvalbeheer en technisch onderhoud van de installaties, ontwikkeling van tools en onlineplatformen om de interne en externe samenwerking te vergemakkelijken en ten slotte de goede opvolging van de milieu-indicatoren. Concreet is men in 2015 in het North Galaxy-gebouw gestart met de recyclage van de papieren handdoekjes, werd de noodverlichting van de parkings vervangen door led-lampen en werd de ruimte voor het stallen van de fietsten vergroot.
Door zich in 2016-2017 in het kader van het label te engageren en door in te zetten op een meer globale EMAS1-aanpak (Eco-Management and Audit Scheme) zal het voor de FOD Financiën mogelijk zijn om zich ecobewust te gedragen en om de toekomst voor te bereiden.
Enerzijds door een kostenvermindering door een rationeler energieverbruik en door een continue verbetering van het afvalbeheer. Anderzijds door blijk te geven van de bekommernis om het milieu en door versterking van zijn imago.
1 Het EMAS is een milieubeheer- en auditsysteem dat zich baseert op de norm ISO 14001, versie 2015. De bedoeling van het EMAS binnen de FOD Financiën is om een kader te bieden om: 1. Het milieu te beschermen door de negatieve gevolgen op het milieu die door de FOD worden teweeggebracht, weg te werken of te verminderen. 2. De FOD te helpen bij het naleven van de wettelijke milieuvoorschriften. 3. De milieuprestatie van de FOD te verbeteren. 4. Door via milieuvriendelijke alternatieven financiële en operationele winst te maken en door aan de betrokken partijen informatie te bezorgen over het milieu.
Sociale media: onlinereputatiemanagement
Projectcategorie: web.
Beschrijving en doel van het project: in 2015 is de het idee van een converserende overheid meer dan ooit een hot topic. Een converserende overheid doet haar uiterste best om al haar doelgroepen te bereiken en alle drempels weg te werken. De FOD Financiën moet dan ook als overheid rekening houden met de netwerksamenleving. Als de FOD de stap wil zetten naar een converserende overheid, dan moet hij de burgers centraal zetten in zijn communicatie. De sociale media moeten dan als communicatiekanaal geïntegreerd worden in het algemene communicatiebeleid van de FOD. De bedoeling? Een 360°-communicatie aanbieden aan de verschillende doelgroepen. Door interactie te creëren, wil de FOD Financiën ook vertrouwen en transparantie creëren, wat dan weer tot een positief imago leidt.
Vooruitgang van het project: 40 %. Communicatie op Facebook, Twitter en LinkedIn is een feit. Een monitoring van alle berichten die gaan over de FOD of die te maken hebben met de beleidsdomeinen van de FOD Financiën werd ingesteld. Het project moet voortgezet worden met meer en meer online adverteren, een plan opstellen over hoe de FOD de sociale media-kanalen kan inschakelen in geval van crisis, een intern sociaal netwerk opstarten.
Interne partners: communicatiecellen van de algemene administraties, contactcenter, Stafdiensten Personeel en Organisatie (P&O) en ICT, woordvoerders, klachtencoördinator.
Betrokken doelgroepen: online burgers en medewerkers van de FOD Financiën.
1 kerncijfer: 2,1 miljoen: aantal bereiken op het Nederlandstalige Twitterprofiel (reach of 'bereik' berekend op basis van het aantal volgers en het publiek dat ze bereikten door berichten te delen van de FOD Financiën).
Kunt u de situatie voor en na het project beschrijven?
Sara Jane Deputter: De FOD Financiën heeft sinds 2011 twee Twitterprofielen (één Nederlandstalig en één Franstalig), twee Facebookpagina’s (één Nederlandstalig en één Franstalig), een LinkedInkanaal (tweetalig) en een YouTubekanaal. De profielen werden eerder ontwikkeld met het idee ‘we moeten aanwezig zijn op deze kanalen’, maar de vraag hoe en waarom werd toen niet gesteld. Dit is een veelgemaakte fout bij vele organisaties. Het project sociale media heeft als doel om het gebruik van deze nieuwe kanalen van de FOD Financiën te professionaliseren en ze in te schakelen als volwaardige communicatiekanalen voor onze administratie.
We kiezen bewust voor de term ‘onlinereputatiemanagement’. Het gaat immers om meer dan het plaatsen van berichten op Facebook of Twitter. We hebben als doel te monitoren wat er online over de FOD Financiën en zijn beleidsdomeinen gezegd wordt. De monitoring gebeurde in 2015 met een professionele tool, die een realtime overzicht biedt. Op deze manier willen we in dialoog gaan met de burgers, antwoorden op vragen en indien nodig foutieve informatie rechtzetten. Met andere woorden, via het project willen we een beeld krijgen van ons online imago en onze online reputatie bijsturen waar nodig. Intern geeft de FOD Financiën ook de toegang tot ‘Yammer’ (een vorm van microblogging die het mogelijk maakt om gratis een intern sociaal netwerk te ontwikkelen). Dit is een pilootproject. Voor 2016 is het de bedoeling om dit intern sociaal netwerk verder uit te bouwen en onze eigen medewerkers een platform aan te bieden waar kennis kan gedeeld worden, informatie verspreid …
Wat zijn de belangrijkste succesfactoren van het project?
Sara Jane Deputter: Een converserende overheid heeft een open en communicatieve organisatiestructuur nodig. Om het project te doen slagen, is dan ook een transparante bedrijfscultuur noodzakelijk. Het is dan ook van uiterst belang dat de sociale media geïntegreerd worden in de verschillende communicatieplannen. Op die manier kan er ook online gecommuniceerd worden en kunnen we onmiddellijk reageren als we vragen of opmerkingen krijgen over een bepaald onderwerp. We werken dus volgens het concept van 360°-communicatie. Via al onze kanalen communiceren we zo op een eenvormige manier.
Daarnaast is een converserende overheid ook een mentaliteit. Zo moeten we er bij stilstaan dat niet enkel de burgers ons imago bepalen, maar dat ook elk van onze medewerkers een potentiële woordvoerder is, dit zowel professioneel als privé.
En natuurlijk beseffen we ook dat wij als conversation managers een belangrijke rol spelen om dit project te doen slagen. Sociale media en het internet sluiten niet. Burgers zitten ook in het weekend en ’s avonds met vragen. We zijn dan ook heel efficiënt en flexibel en zorgen ervoor dat onze socialemediakanalen maximaal toegankelijk zijn. Onze regel is dat je een reactie krijgt na maximaal een werkdag. Onze statistieken toonden aan dat een reactie gemiddeld volgde na 2,5 uur in 2015.
Wat zijn de verwachte resultaten?
Sara Jane Deputter: Voor onze profielen op Facebook, Twitter en LinkedIn wordt maandelijks een contentplan opgemaakt. Zo willen we ervoor zorgen dat er dagelijks minstens één bericht via deze kanalen verstuurd wordt. Deze berichten worden gekozen op basis van de actualiteit of op basis van vragen die we vaak krijgen over een bepaald thema. Naast het verspreiden van louter informatie (de aangifte, e-services …) via onze pagina’s, willen we op langere termijn ook meer werken met vragen, discussies … om de interactiviteit van onze profielen te verhogen.
We willen er ook voor zorgen dat burgers gemakkelijker de weg naar de FOD Financiën-website vinden. Zo zetten we dagelijks een aantal topics in de kijkers, met een link naar de website. Voor meer informatie kunnen de lezers dan op onze website terecht. We hopen natuurlijk ook dat op termijn het aantal vragen die gesteld worden aan onze FOD daalt. Dit omdat de informatie makkelijker toegankelijk wordt, maar ook omdat iedereen het antwoord kan meelezen als één persoon een vraag stelt.
We willen ook het intern sociaal netwerk verder uitbouwen. Zo willen we onze eigen medewerkers een platform geven waar kennis kan uitgewisseld worden, maar waar ze ook intern de mogelijkheid hebben om vragen te stellen of om problemen aan te kaarten. Dit platform moet bijdragen aan de verbetering van de interne communicatie en ervoor zorgen dat de tevredenheid bij onze eigen medewerkers toeneemt.
Wat is de impact voor de burgers en de medewerkers?
Sara Jane Deputter: Door onze socialemediaprofielen actief in te zetten, willen we de burgers transparante informatie bezorgen. We gunnen hen een blik achter de schermen en tonen hen wat wij als organisatie voor hen kunnen betekenen. Zo willen we hen sneller een antwoord geven op hun vragen en hun dialoog met de overheid vergemakkelijken. Daarnaast maken we via onze socialemediakanalen ook bekend welke vacatures momenteel openstaan bij onze FOD. We ondersteunen het team Employer branding (P&O) en tonen via de sociale media regelmatig hoe het is om voor onze FOD te werken.
Met het intern sociaal netwerk willen we ervoor zorgen dat kennis beter uitgewisseld wordt. We willen ervoor zorgen dat een aantal werkprocessen vlotter en efficiënter kunnen verlopen. Door eigen medewerkers via het intern netwerk met elkaar in contact te brengen, zal de groepsdynamiek verbeteren en zal iedereen een groter samenhorigheidsgevoel krijgen.
Wat zijn de voordelen voor de organisatie op lange termijn?
Sara Jane Deputter: Door in te zetten op een converserende overheid, willen we positief bijdragen aan het imago van onze FOD. We willen de afstand met de burgers verkleinen en via de sociale media het gemakkelijker maken om contact met ons op te nemen. De communicatie wordt transparanter voor de burgers, waardoor het vertrouwen in onze FOD toeneemt.
De interne communicatie vlotter maken en de kennisuitwisseling vergemakkelijken, moeten een positieve impact hebben op de werkprocessen en daardoor de tevredenheid van onze medewerkers verbeteren. Een tevreden medewerker is niet alleen goed voor de interne werking van onze organisatie, maar zal bovendien de boodschap verspreiden dat het fijn werken is bij de organisatie. We willen dat medewerkers fier zijn op onze organisatie dit delen met de buitenwereld. Zo is de cirkel rond en komen we opnieuw tot de hoofddoelstelling: een beter imago voor onze FOD.
