Stiron, eDeduction, eNotariaat: informatisering en automatisering van het werk met externe partners
- Projectcategorie: informatica.
- Beschrijving en doel van het project: drie verschillende toepassingen: Stiron (luik ‘Lot 2 (btw)/Module 3’), eDeduction en eNotariaat, samen voorgesteld met het oog op een globaal informatiserings- en automatiseringsproces van het werk van de Algemene Administratie van de Inning en de Invordering (AAII):
- Stiron is een interne toepassing gekoppeld aan de ‘btw-ketting’ die hoofdzakelijk is gericht op de Algemene Administratie van de Fiscaliteit (AAFisc). Enkel de derde module, ‘Lot 2 (btw)/Module 3’ genaamd, is door de AAII gemaakt. De toepassing is een boekhoudkundig platform met alle ontvangsten en uitgaven inzake btw. Daarnaast is het een werkmiddel waarin de invordering van de btw-schulden worden ingevoerd door de Teams Invordering. Voor het luik ‘Lot 2/Module 3’ waren er in 2015 twee projecten:
- de integratie van nieuwe functionaliteiten van eDeduction in ‘Lot 2/Module 3’ van Stiron. De nieuwe versie van Stiron is sinds 2016 in ‘vergrendeld’ gebruik genomen in afwachting van de inwerkingtreding van de nodige reglementaire wijzigingen.
- de verdere verbetering van het systeem
- eDeduction is een externe toepassing met als doel de papieren gegevensstroom te vervangen tussen de AAII en de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie (RJV) en de bijzondere vakantiefondsen. Deze gegevensstroom gaat over de vereenvoudigde uitvoerende derdenbeslagen (beslagen van het gehele of gedeeltelijke bedrag aan vakantiegeld van een persoon die een schuld heeft tegenover de staat) die door de AAII via aangetekende brieven werden uitgevoerd. Deze uitwisselingen gebeuren technisch via een platvorm van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ), dat een voldoende gecentraliseerde, solide en flexibele structuur aanbiedt om in de toekomst andere partners en gegevensstromen te kunnen onthalen. Het eerste onderdeel van het project, dat in maart 2015 in gebruik werd genomen, ging over de invoering van de gegevensstroom van de sector Directe Belastingen in Stiron. Op die manier werd er gezorgd voor een link tussen eDeduction en Stiron. Het tweede onderdeel betrof de sector btw met de invoering van dezelfde gegevensstroom in Stiron (zie hierboven).
- eNotariaat is een interne en externe toepassing die als doel heeft de informatiestroom te automatiseren die wordt uitgewisseld inzake de notariële procedures tussen de AAII, de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (KFBN), de ontvangers van de successierechten en de aankoopcomités. De automatisering van de ‘binnenkomende’ gegevensstroom van notariële berichten (kennisgeving van schulden van de cliënt die een goed verkoopt) gebeurde in 2003. In 2015 beoogde het project de automatisering van de ‘uitgaande’ gegevensstroom van de fiscale kennisgevingen die door onze ontvangers werden verstuurd in antwoord op deze notariële berichten of inzake verklaringen van erfrecht. Hebben aan het project meegewerkt: Fedict, de KFBN, de KSZ, de gemeenten, de gewesten … Op 26 november 2015 werd de nieuwe versie van de toepassing in ‘vergrendeld’ gebruik genomen in afwachting van de inwerkingtreding van de nodige reglementaire wijzigingen.
- Stiron is een interne toepassing gekoppeld aan de ‘btw-ketting’ die hoofdzakelijk is gericht op de Algemene Administratie van de Fiscaliteit (AAFisc). Enkel de derde module, ‘Lot 2 (btw)/Module 3’ genaamd, is door de AAII gemaakt. De toepassing is een boekhoudkundig platform met alle ontvangsten en uitgaven inzake btw. Daarnaast is het een werkmiddel waarin de invordering van de btw-schulden worden ingevoerd door de Teams Invordering. Voor het luik ‘Lot 2/Module 3’ waren er in 2015 twee projecten:
- Vooruitgang van het project: 95 % voor alle toepassingen. Ze werden allemaal op punt gesteld maar twee van de toepassingen zijn nog in ‘vergrendeld’ gebruik.
- Interne en externe partners:
- Intern: ICT, AAFisc, AAPD, de Diensten van de Voorzitter (voor de reglementaire aspecten).
- Extern: Fedict, de KSZ, de RJV en de bijzondere vakantiefondsen, de KFBN.
- Betrokken doelgroepen: de medewerkers van de AAII en de institutionele partners (KSZ, KFBN, ontvangers van nalatenschappen, aankoopcomités, RJV, bijzondere vakantiefondsen, Fedict).
- 2 kerncijfers: jaarlijkse baten na de volledige ingebruikname van de toepassingen:
- eDeduction Directe Belastingen: min. 280.000 euro/jaar (meer dan 82.000 vereenvoudigde uitvoerende derdenbeslagen die niet meer moeten worden geprint en verstuurd per aangetekende brief).
- eNotariaat Fiscale kennisgevingen: 1.000.000 euro/jaar (200.000 fiscale kennisgevingen die niet meer moeten worden geprint en verstuurd per aangetekende brief).
Kunt u de situatie voor en na het project beschrijven?
Bertrand Villée: De uitvoerende derdenbeslagen in handen van de bijzondere vakantiefondsen en de notariële berichten en fiscale kennisgevingen werden vervangen door geautomatiseerde gegevensstromen (respectievelijk via eDeduction en eNotariaat). Deze geautomatiseerde gegevensstromen zijn sneller en het risico op het invoeren van fouten is beperkt. Daarnaast is het ecologisch en goedkoop door het paperless aspect. Bovenal is de werklast bij de verwerking veel minder zwaar. De gegevensstroom zorgt voor een enorme tijdswinst voor alle partijen en betere kwaliteit.
Wat zijn de belangrijkste factoren die het project doen slagen?
Bertrand Villée: Volgens mij zijn er drie belangrijke factoren die dit type van project doen slagen. Eerst en vooral moet de projectleider nauw betrokken zijn bij de technische aspecten van de toepassing. Dit is enerzijds nodig om de werkelijke uitdagingen en effecten te kennen van de beslissingen die worden genomen bij de businessanalyses. Anderzijds om de technische analyses en de verschillende technische problemen en belemmeringen die zich kunnen voordoen snel te verhelpen. De projectleider moet ook de verbanden of andere eventuele links tussen de toepassingen kunnen herkennen. Er moet eveneens pragmatisch te werk worden gegaan en er moet oog zijn voor compromissen. ‘Het beste kan het goede in de weg staan.’ We moeten de gulden middenweg zoeken, een uitbreiding van de scope onderweg vermijden en de ontwikkelde structuren, de gegevensstromen en de business rules vaak zo veel mogelijk vereenvoudigen om chaos te voorkomen. Ten slotte is het van groot belang om een ononderbroken en efficiënte communicatie en goede banden te onderhouden, zowel met de interne teams als met de externe partners van het project. Dit maakt het mogelijk om zo veel mogelijk het hoofd te bieden aan problemen en om de snelheid en goede kwaliteit van de deliverables te verzekeren.
Wat zijn de bereikte producten?
Bertrand Villée: Na alle testfasen zijn de einddelivrables de daadwerkelijke ingebruikname van de toepassingen met de automatisering van alle uitwisselingsstromen. Bij dergelijke toepassingen moet er rekening worden gehouden met de reglementering en moet er worden nagegaan in hoeverre ze wordt beïnvloedt door de nieuwe functionaliteiten op het vlak van informatica. eDeduction btw en eNotariaat Fiscale kennisgevingen wachten op de inwerkingtreding van de nodige reglementaire wijzigingen.
Wat is de invloed op de partners en burgers?
Bertrand Villée: De informatisering en automatisering van de gegevensuitwisselingen betekenen een drastische vermindering van de werklast en het voorkomen fouten bij de inbreng bijna volledig. Deze gegevensuitwisselingen zijn eveneens sneller en goedkoper dan de uitwisseling op papier. De projecten zorgen dus uiteindelijk voor een kwaliteitsvollere dienstverlening tussen de institutionele partners. Een geautomatiseerde en ononderbroken gegevensstroom vormt een ketting, waardoor de uitwisseling van informatie tussen de verschillende instellingen met betrekking tot de fiscale toestand van een belastingplichtige vlot en rechtstreeks kan verlopen. Voortaan kunnen de inkomsten waarop de belastingplichtige recht heeft sneller worden betaald eens zijn schuld werd betaald.
Wat zijn de voordelen voor de organisatie op lange termijn?
Bertrand Villée: Globaal gezien beantwoorden deze informaticaprojecten aan de strategische doelstellingen van de digitalisering binnen de FOD.
Automatisering trekt echter automatisering aan. Door een stroom tegenover een partner te automatiseren, kunnen nieuwe partners gemakkelijker in deze stoom worden onthaald, waarbij het soms zelfs gaat om partners die misschien niet aan een verdere automatisering hadden gedacht als andere actoren niet het voortouw hadden genomen. De financiële sector en de gedefedereerde entiteiten kunnen zich bijvoorbeeld aansluiten bij eDeduction. De bijkomende investering die de integratie van nieuwe partners met zich meebrengt, zou veel minder bedragen dan de oorspronkelijke investering (de eerste gegevensstroom tussen de pionierpartners). Bovendien geldt dat, hoe groter het aantal partners opgenomen in de gegevensstroom, hoe hoger het rendement.