Pouvez-vous nous décrire la situation avant et après le projet ?

Héloïse Coulon : L'enregistrement des actes concernant la location, la sous-location, la cession ou l’avenant de bail de biens immobiliers situés en Belgique a été profondément modifié depuis la loi-programme du 27 décembre 2006 (Moniteur belge du 28 décembre 2006). Outre ces réformes fiscales dans le Code des droits de l’enregistrement, le législateur a également apporté plusieurs changements aux règles du Code civil en matière de contrats de bail. Il s’agit plus particulièrement des contrats de bail destinés à la résidence principale du locataire.

Ces changements visent principalement à mieux gérer les données sur les contrats de bail.

Dans cette optique, l’application MyRent « Fonctionnaire » a été créée en juin 2007 pour permettre aux bureaux de l’enregistrement de l'Administration générale de la Documentation patrimoniale (Administration Sécurité juridique) d’archiver et traiter les baux soumis à l’enregistrement. Dans un second temps, l’application MyRent « Citoyen » a été ouverte en décembre 2008 au citoyen pour permettre au bailleur (ou au locataire) d’envoyer à l’enregistrement, par voie électronique, son contrat de bail et l’état des lieux.

En 2013, l’IPI et le SPF Finances ont conclu un partenariat afin de développer MyRent Pro. Auparavant, les agents immobiliers déposaient les contrats de bail de leurs clients sous format papier, par e-mail ou encore par fax. Le but de MyRent Pro était de leur fournir une application qui leur permette de gérer efficacement les documents de leurs clients et surtout de leur faire gagner un temps précieux.

Quels sont les principaux facteurs de succès du projet ?

Héloïse Coulon : Le succès de MyRent repose principalement sur l’excellente collaboration entre les partenaires, ainsi que sur la motivation et l’investissement des participants au projet.

Tous adoptent une attitude résolument orientée client.

Quels sont les résultats atteints et attendus ?

Héloïse Coulon : En ce qui concerne le partenariat avec l’IPI, depuis la mise en production de MyRent Pro en juin 2015, nous constatons qu’un nombre croissant d’agents immobiliers soumettent désormais les documents de leurs clients via l’application.

Dans le futur, le projet MyRent tend vers une automatisation de l’enregistrement. D’une part, les baux exclusivement réservés à l’habitation, par exemple, seront enregistrés automatiquement lors de leur soumission via MyRent. Il en sera bien sûr de même pour les contrats de bail soumis via MyRent Pro. Actuellement, l’enregistrement n’est pas immédiat, puisqu’il doit encore être traité par le bureau de l’enregistrement compétent.

D’autre part, pour les autres types de contrat de bail et documents liés, qui eux sont payants, MyRent calculera directement les droits d’enregistrement. Si le document est soumis via MyRent Pro ou MyRent « Citoyen » un avis de paiement sera communiqué. L’utilisateur pourra alors choisir de régler les droits en ligne (par e-paiement) ou par virement. Dès réception du paiement, le document sera enregistré. Si le citoyen ne souhaite pas déposer son contrat de bail via MyRent « Citoyen », il pourra toujours le soumettre sous format papier dans un bureau de l’enregistrement. Le déposant sera ensuite invité à régler les droits par Bancontact, virement ou encore en liquide, comme cela se fait déjà actuellement.

Quel est l’impact pour les partenaires et les citoyens ?

Héloïse Coulon : Les utilisateurs de MyRent Pro et MyRent « Citoyen » bénéficient du même avantage. En effet, ils gagnent un temps précieux et peuvent effectuer les démarches liées à l’enregistrement de leurs contrats de bail à tout moment puisqu’ils ne sont plus tributaires des heures d’ouverture de nos bureaux.

Grâce à l’enregistrement du bail, tant les intérêts du locataire que ceux du propriétaire sont pris en considération. En effet, le locataire est protégé par l’enregistrement du bail en cas de vente éventuelle de l’habitation louée par le propriétaire. Et inversement, en cas de résiliation anticipée du contrat de bail par le locataire, ce dernier est tenu d’en notifier le propriétaire au préalable.

De plus, les utilisateurs participent à un projet écologique. Ils ne doivent plus présenter autant d’exemplaires du contrat de bail que de parties pour faire enregistrer un contrat de bail. Certains utilisateurs ne doivent plus prendre leur véhicule pour se rendre dans un bureau de l’enregistrement.

Enfin, les parties contractantes disposent des documents enregistrés très rapidement via MyMinFin et MyMinFin Pro. Tant les citoyens que les agents immobiliers reçoivent également une preuve que l’enregistrement a bien été effectué.

Quels sont les bénéfices pour l’organisation sur le long terme ?

Héloïse Coulon : Le principal bénéfice est l’efficacité et la modernité de MyRent Pro et MyRent « Citoyen ». De plus, une gestion efficace par l’application des baux et documents liés permet un enregistrement dans un court délai et une économie de grande quantité de papier. Enfin, cette nouvelle gestion automatisée est bien utile car elle nécessite moins de ressources en personnel.